Managementassistent

Werk en Inkomen Lekstroom (WIL) is de uitvoeringsorganisatie voor werk, inkomen en schuldhulpverlening voor de gemeenten Houten, IJsselstein, Lopik en Nieuwegein. De organisatie werkt vanuit het Stadshuis in Nieuwegein met ruim 200 medewerkers, waarbij een mensgerichte aanpak centraal staat. Als Managementassistent vervul je een belangrijke ondersteunende rol binnen deze organisatie, waarbij je de agenda's van collega's beheert, verslagen van vergaderingen maakt en fungeert als schakel tussen interne en externe partijen.

Jouw werkzaamheden bestaan uit het plannen en reserveren van (serie)afspraken en vergaderruimten, het verzorgen van ondersteunende werkzaamheden voor de organisatie, het faciliteren van catering waar nodig, het uitvoeren van diverse administratieve werkzaamheden en het beheer van digitale bestanden en systemen. Als onderdeel van het secretariaatsteam zorg je ook voor de fysieke aanwezigheid op kantoor en functioneer je als vraagbaak voor collega's. Je werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager en draagt bij aan de reguliere bedrijfsvoering van WIL.

De rol is structureel van aard en vereist volledige inbedding in de organisatie. Je werkt minimaal op woensdagen (8 uur), donderdagen (8 uur) en vrijdagochtend (4 uur) op kantoor. Continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders zijn essentieel voor het succes van deze positie.

Belangrijkste eisen

• Afgeronde MBO 4 opleiding in de richting van managementondersteuning
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent in de afgelopen 5 jaar
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met MS Office in de afgelopen 5 jaar
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeente
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring binnen een directie secretariaat
• Aantoonbare werkervaring met het Topdesk systeem
• Minimaal 2 referenties met contactgegevens in het CV opgenomen
• Beschikbaarheid minimaal op woensdagen (8u), donderdagen (8u) en vrijdagochtend (4u) op kantoor
• BYOD: eigen laptop en mobiel beschikbaar
• Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist

Team: Het secretariaatsteam van WIL, onderdeel van de organisatie voor werk, inkomen en schuldhulpverlening, bestaande uit ruim 200 medewerkers werkzaam vanuit het Stadshuis in Nieuwegein.