Project “Wasstraat” Informatiebeheer in beweging (ZZP of Dienstverband)

Opdracht: Begeleider informatieopschoning

Rol en doel
Doel: Je begeleidt, ondersteunt en instrueert alle afdelingen en hun medewerkers volgens een vaste aanpak (een “wasstraat”) om oude en actuele informatie consequent en consistent op te schonen en op de juiste locatie op te slaan. Hierbij ligt de nadruk op vindbaarheid, beheer, retentie en toekomstige (her)bruikbaarheid en samenwerking.

Resultaten

Opgeruimde en beheerde werkomgevingen met alleen actuele en relevante informatie op de juiste plek.
Niet-relevante of verlopen informatie is verwijderd.
Professioneel gemanaged project met tijdig gemelde beheersrisico’s.
Toepasbare en toekomstbestendige werkwijzen voor medewerkers in de omgang met documenten en informatie.

Gewenste situatie

De wasstraat is organisatiebreed uitgevoerd en toegepast.
Oude documenten en data zijn opgeschoond, verwijderd of verplaatst naar een nieuwe omgeving en waar nodig verrijkt met metadata.
Medewerkers weten waar en hoe documenten (met welke metadata) nu en in de toekomst moeten worden opgeslagen.
Documenten zijn beter vindbaar en (her)bruikbaar.
Alle informatie is voorzien van retentietermijnen.
Aantal dubbele en onjuist opgeslagen documenten is geminimaliseerd.
Teams werken efficiënter samen door gezamenlijke afspraken, instructies en kennisoverdracht.
Aandacht voor samenwerking, archivering en informatieveiligheid is verhoogd.

Taken en werkzaamheden

Formuleren van een standaard schoningsaanpak voor oudere en actuele informatie.
Dagelijkse projectleiding en -verantwoording inclusief planning, sturing en rapportage.
Afdelingsgewijze uitvoering van de schoningsaanpak.
Inventarisatie en analyse van de huidige document- en dataopslag; identificeren van exoten.
Vertaling van de huidige opslag naar de nieuwe documentopslag en -structuur.
Opschonen en plaatsen van documenten in een logische structuur; verrijking met metadata waar nodig.
Adviseren over structuur, retentietermijnen en metadata.
Begeleiden, uitleg geven en coachen van medewerkers tijdens uitvoering en bij beslissingen over meenemen, verwijderen, archiveren of verplaatsen van bestanden.
Monitoren en vastleggen van de toepassing van de aanpak en signaleren van beheersrisico’s en verbeterpunten.

Wij vragen

Een voorstel voor een bewezen schoningsaanpak en een grove planning om de doelstellingen te bereiken.
Beschikbaarheid van medewerker(s) om de aanpak samen met de organisatie uit te voeren.
Aantoonbare ervaring met uitvoeren van schoningsaanpakken, documentanalyse en documentbeoordeling.
Aantoonbare ervaring met structureren en ordenen van informatie.
DAGELIJKSE leiding van het project en sterke communicatieve, overtuigings- en coachingsvaardigheden.
Kennis van gemeentelijke werkprocessen en relevante wet- en regelgeving (informatiebeheer, privacywetgeving en retentietermijnen).
Kennis van gemeentelijke documentomgevingen, zoals Teams, zaak- en processystemen en Document Managementsystemen.
OrganisatieNieuwegein is een jonge, levendige stad met historische accenten. Een complete stad met veel ruimte en groen, uitstekende voorzieningen en moderne woningen. Nieuwegein ligt centraal gelegen en heeft eigen aansluitingen op de doorgaande autowegen A27, A2 en A12 en beschikt over efficiënt openbaar vervoer, waaronder een sneltramverbinding met de buurgemeenten IJsselstein en Utrecht. In deze complete stad ligt voor de Gemeente Nieuwegein ook een taak in het verduurzamen van de stad.

Eisen

• Opstellen en aanleveren van een plan van aanpak op hoofdlijnen waarin wordt beschreven hoe opdrachtnemer de beschreven opdracht zou realiseren (max. 6 pagina’s)

… lees de volledige omschrijving bij 1UPPLY.