Project “Wasstraat” Informatiebeheer in beweging

Gemeente Nieuwegein zoekt externe ondersteuning voor project "Wasstraat": een gerichte opruim- en ordeningsactie voor het informatie- en databeheer van de organisatie. De opdracht richt zich op het afdelingsgewijs opschonen, herordenen en beheren van oude documenten en data, zodat informatie beter vindbaar, beschikbaar en toekomstbestendig wordt.

Aanleiding

Gemeente Nieuwegein werkt aan het verbeteren van haar informatie- en databeheer in de breedste zin van het woord. Dagelijks maakt de gemeente gebruik van grote hoeveelheden informatie en data. Een deel van de oude informatie is weliswaar digitaal opgeslagen, maar blijkt niet altijd eenvoudig vindbaar, is onvoldoende beheerd en zeker niet altijd voorzien van bewaartermijnen en metadatering. De informatie is versnipperd en bevindt zich vaak nog op oude omgevingen of netwerkschijven. Documenten zijn soms dubbel opgeslagen of bewaard op persoonlijke schijven en omgevingen. Bij medewerkers heerst verwarring over waar informatie zich bevindt of zou moeten bevinden, wat de status ervan is en op welk moment deze moet worden gearchiveerd.

Met het verstrijken van de tijd raken dit soort omgevingen voller en voller, waardoor het steeds lastiger wordt om oude informatie snel en efficiënt terug te vinden. Naast stijgende beheerkosten neemt daarmee ook het risico toe dat belangrijke informatie over het hoofd wordt gezien, verloren gaat of niet tijdig vernietigd wordt. Om dit risico te beperken en medewerkers meer houvast te bieden, maar ook als voorbereiding op toekomstige ontwikkelingen, is een gerichte opruimactie onvermijdelijk.

Door verschillende omstandigheden is het in de organisatie lastig gebleken een dergelijke opruimactie volledig in eigen beheer uit te voeren. Gemeente Nieuwegein zoekt daarom externe ondersteuning voor het begeleiden van haar acht afdelingen bij het versneld opschonen, opnieuw ordenen én beheren van hun oude documenten en data volgens een vaste aanpak: de wasstraat. Deze ondersteuning omvat zowel het formuleren en uitvoeren van een bewezen schoningsaanpak als het begeleiden van medewerkers tijdens die uitvoering. Het doel is om afdelingsgewijs meer grip te krijgen op de informatie in een nieuwe omgeving, zodat deze vanaf dat moment beter vindbaar en beschikbaar is én blijft voor hergebruik en samenwerking binnen afdelingen en met andere stakeholders, voor zolang dat nodig is. Gemeente Nieuwegein voorziet een projectmatige aanpak; projectmanagement is daarom onderdeel van de opdracht.

Doel van de opdracht

Volgens een vaste aanpak begeleid, ondersteun en instrueer je alle afdelingen en hun medewerkers om oude informatie consequent en consistent op te schonen en, voor nu en in de toekomst, op de juiste locatie op te slaan. De beoogde resultaten zijn:

• Opgeruimde en beheerde werkomgevingen, waarin alleen actuele en relevante informatie op de juiste plek bewaard blijft voor zolang dat nodig is.
• Niet-relevante of verlopen informatie is verwijderd.
• Een professioneel gemanaged project met tijdig gemelde beheersrisico's.
• Toepasbare en toekomstbestendige werkwijzen voor alle medewerkers in de omgang met documenten en informatie.

Gewenste situatie

• De wasstraat is in de hele organisatie uitgevoerd en toegepast.
• Oude documenten en data zijn opgeschoond, verwijderd of verplaatst naar een nieuwe omgeving, waar nodig verrijkt met metadata.
• Medewerkers weten waar en hoe ze documenten, met welke metadata, nu én in de toekomst moeten opslaan.

… lees de volledige omschrijving bij Interex Professionals.