Secretarieel medewerker

Je zorgt voor rust, overzicht en structuur in een dynamische bestuurlijke omgeving. Samen met twee collega’s vorm je het secretariaat binnen het bedrijfsbureau en ondersteun je zeven managers. Je organiseert bijeenkomsten voor vijf programma’s en hebt daarbij veel contact met collega’s, samenwerkingspartners en wethouders uit de regio. In deze rol denk je vooruit, schakel je snel en zorg je dat afspraken, overleggen en administratieve processen soepel verlopen. Zo maak je jouw bijdrage direct merkbaar in het dagelijkse werk van de organisatie. Wat ga je doen Je beheert agenda’s en zorgt dat afspraken goed op elkaar aansluiten. Je organiseert interne en externe overleggen en bijeenkomsten, vaak met bestuurders uit de regio.

Je stemt met collega’s en externe contacten af over afspraken en bijeenkomsten. Je regelt vergaderruimtes, faciliteiten en de praktische voorbereiding. Je bewaakt afspraken, actiepunten en deadlines en trekt tijdig aan de bel als dat nodig is. Je verwerkt uitgaande correspondentie en zorgt voor een correcte administratieve afhandeling. Je beantwoordt het centrale telefoonnummer en helpt bezoekers en bellers verder. Je publiceert berichten, stelt planningen op en zorgt dat stukken goed worden gearchiveerd. Over jou Je vindt het fijn om anderen te ondersteunen en neemt uit jezelf werk uit handen. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende taken en mensen. Je houdt overzicht en blijft rustig, vriendelijk en duidelijk, ook bij wisselende prioriteiten of onverwachte situaties. Je legt gemakkelijk contact, van collega tot bestuurder. Je gaat zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke informatie. Je hebt een relevante mbo-opleiding en ervaring in een vergelijkbare functie.

Eisen

Vloeiende beheersing van de Nederlandse taal op C1-niveau. Je hebt een relevante mbo-opleiding. Je hebt ervaring in een vergelijkbare functie. Je hebt goede kennis van Microsoft 365, waaronder Outlook, Teams, Word en Excel.

Wensen

Je kunt goed organiseren, prioriteiten stellen en praktische oplossingen bedenken. Je maakt nieuwe systemen snel eigen. Je hebt vaak aan een half woord genoeg en vraagt door als iets onduidelijk is. Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling. All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding. Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken. CAO van de opdrachtgever is van toepassing.