Externe projectadviseur procesvastlegging

AanleidingDe gemeente Leidschendam-Voorburg voert een organisatiebreed implementatietraject uit voor proces-, kwaliteits-, risico- en bedrijfscontinuïteitsmanagement. Een belangrijk onderdeel hiervan is het beschrijven en vastleggen van kroonjuwelen (kritieke processen) als fundament voor verdere ontwikkeling.Ter ondersteuning van dit traject wordt een externe projectadviseur ingehuurd die zich specifiek richt op:Het vastleggen van processen tijdens werksessies;Het uitwerken en documenteren van deze processen;Het invoeren en structureren van procesinformatie in ICT-systemen (zoals een procesmanagementtool of gedeelde omgeving).Doel van de opdrachtHet opleveren van eenduidige, begrijpelijke en bruikbare procesbeschrijvingen van kritieke processen, die:Samen met medewerkers tot stand zijn gekomen;Aansluiten op de vastgestelde kaders en formats;Centraal en duurzaam zijn vastgelegd in de gekozen ICT-omgeving.Scope en werkzaamheden1. Vastleggen van processenDeelnemen aan werksessies met medewerkers en proceseigenaren;Tijdens de sessies vastleggen van het feitelijke procesverloop (AS-IS);Signaleren van knelpunten, overdrachtsmomenten en afhankelijkheden (zonder besluitvorming);Zorgen voor een correcte, herkenbare weergave van het proces zoals door de deelnemers bedoeld.2. Uitwerken van procesbeschrijvingenVertalen van werkuitkomsten naar:Processtappen;Rollen en verantwoordelijkheden;Input/output;Relevante koppelingen met andere processen.Uitwerken volgens afgesproken formats (bijv. 1-A4 proceskaart, BPM-diagram of gelijkwaardig).Afstemmen van conceptbeschrijvingen met betrokken medewerkers en proceseigenaren.3. Vastleggen in ICT-systemenInvoeren en structureren van procesbeschrijvingen in de gekozen ICT-omgeving (bijv. procesmanagementtool of gedeelde omgeving).Zorgen voor juiste naamgeving, versiebeheer en vindbaarheid.Ondersteunen bij het uniform toepassen van formats en structuur.Signaleren van knelpunten in tooling of werkwijze aan de projectleider.Verwachte deliverables (resultaatgericht)De projectadviseur levert minimaal op:Vastgelegde procesuitkomsten van werksessies.Uitgewerkte procesbeschrijvingen van kritieke processen volgens vastgesteld format.Correct ingevoerde en gestructureerde procesdocumentatie in de ICT-omgeving.Overzicht van opgeleverde processen inclusief status (concept / vastgesteld).Signalen en verbetervoorstellen m.b.t. procesvastlegging en tooling (ter informatie).Acceptatie van deliverables vindt plaats door de projectleider.