Management Assistent

Functieomschrijving

Voor Schiphol zijn we op zoek naar een hands-on Management Assistent voor de Security-afdeling:

Nice to know (you)

• In de rol van Management Assistant ben jij de rechterhand van het Security MT van de Royal Schiphol Group.
• Je werkt nauw samen met meerdere managers en secretariaten, waaronder MT-leden en teamleiders, en draagt bij aan een soepele dagelijkse operatie van de afdeling.
• Met ruim 4200 trotse collega's werken we aan onze missie: het creëren van een thuishaven voor wereldreizigers.

Connecting your world
Als Management Assistant Security is jouw primaire rol het ontzorgen van het Security MT in de breedste zin van het woord. Jij bent hen steeds een stap voor. Hoe jij dit precies realiseert? Dat is aan jou. We vertrouwen op de manier waarop jij zorgt voor de juiste balans. Dit lukt je ook als de situatie hectisch of stressvol is. Jij zet jouw talenten in bij het:

• organiseren en prioriteren van de complexe agenda’s, inclusief e-mailbeheer, voorbereiding en opvolging van afspraken, het bewaken van deadlines en fungeren als oren en ogen richting het team.
• voorbereiden, organiseren en structureren van MT-vergaderingen, inclusief het controleren van stukken, beheren van agenda en genodigden en tijdig anticiperen op wijzigingen.
• agendabeheer en inhoudelijke ondersteuning op de achtergrond.
• fungeren als centraal aanspreekpunt voor interne en externe contacten, inclusief het zelfstandig oppakken en opvolgen van verzoeken en het coördineren van bezoek.
• nauw samenwerken met assistants en secretariaten binnen Schiphol Group.
• organiseren en coördineren van facilitaire en organisatorische zaken zoals jaarplanning, catering, vergaderruimtes, teambuildingactiviteiten, heisessies en overige events.

Gezien de aard van de werkzaamheden ga je zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke en gevoelige informatie. Je bent proactief, zelfstandig en signaleert tijdig urgente zaken, zodat je manager zich kan focussen op zijn kerntaken. Ook ben je bent altijd op zoek naar manieren om efficiënter te organiseren en sterk met data, systemen en nieuwe technologieën (zoals de inzet van AI).

About Schiphol
Met ruim 4200 trotse collega’s zetten we een extra stap om Nederland zo goed mogelijk te verbinden met de rest van de wereld. Vernieuwen, veiligheid en samenwerken staan daarbij voorop. Samen geven we meer betekenis aan reizen en leveren een bijdrage aan economie en maatschappij. Al meer dan 100 jaar. In Nederland en daarbuiten. Wist je trouwens dat:
… Royal Schiphol Group eigenaar en exploitant is van Amsterdam Airport Schiphol, Rotterdam The Hague Airport en Lelystad Airport?
… alleen al op Schiphol er in totaal 71.000 mensen werken voor ruim 1.300 verschillende werkgevers?
… je als Management Assistant Security de business area Security versterkt.

Security Ervoor zorgen dat alle personen en goederen op het terrein van Schiphol gecontroleerd zijn. Daar staan wij voor. Op het gebied van security voeren wij de regie. 24/7, in een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is. Van het maken van beleid en de doorvertaling van wet- en regelgeving tot de sturing op de dagelijkse uitvoering. Wij onderzoeken voortdurend hoe we beveiligingsprocessen kunnen optimaliseren en hoe we met technologische innovaties efficiënter kunnen werken. Nu en in de toekomst.

… lees de volledige omschrijving bij Schiphol (via Magnit).