Verkeer en Openbare Ruimte Zuidasdok Coördinerend adviseur informatiemanagement en documentbeheer

Opdrachtomschrijving

Programma Zuidasdok nodigt u uit om een offerte aan te bieden voor de functie van Coördinerend Adviseur Informatiemanagement en Documentbeheer. De functie wordt onder leiding en toezicht van de gemeente Amsterdam uitgevoerd en richt zich op de dagelijkse aansturing van het team Informatiemanagement en op de inrichting, optimalisatie en borging van informatie- en archiefprocessen.

De coördinerend adviseur is de rechterhand van de Manager Projectbeheersing Programma en combineert operationele aansturing met inhoudelijke expertise in informatiemanagement en documentbeheer. De functie verbindt techniek, gebruikers en processen en vertaalt complexe informatievraagstukken naar praktische en duurzame oplossingen binnen SharePoint Online en de bredere Microsoft 365-omgeving.

Doel van de opdracht

Bijdragen aan een betrouwbare en toekomstbestendige informatiehuishouding voor het infrastructurele programma Zuidasdok. De opdracht richt zich op het creëren van grip op informatie, kwaliteit en voortgang en op het verbeteren en duurzaam borgen van informatie- en archiefprocessen.

Taken en verantwoordelijkheden

• Het operationeel aansturen van het team Informatiemanagement.
• Het verdelen van werkzaamheden, stellen van prioriteiten en bewaken van voortgang, kwaliteit en samenhang.
• Het adviseren van de Manager Projectbeheersing Programma over informatiebeheer, verbetermaatregelen, risico’s en de inrichting van werkprocessen.
• Het inrichten en beheren van SharePoint Online-omgevingen, bibliotheken, metadata en archiefstructuren, voor zover passend binnen de toegekende bevoegdheden.
• Het analyseren van informatie- en werkprocessen.
• Het ondersteunen van migratie- en implementatietrajecten.
• Het doen van concrete voorstellen voor optimalisatie en automatisering.

Resultaat & Planning

Startdatum: 9 november 2026

Einddatum: 31 december 2036

Omvang: 0,8 fte, 32 uur per week

• Eerste drie maanden: inzicht in werkzaamheden, prioriteiten, knelpunten en verantwoordelijkheden binnen het team; een heldere overleg-, werkverdelings- en voortgangsstructuur; en een overzicht van de belangrijkste risico’s en verbeterkansen binnen de informatie- en archiefprocessen.
• Eerste jaar: een aantoonbaar gestructureerde dagelijkse aansturing en samenwerking binnen het team.
• Eerste jaar: verbeterde, vastgelegde en waar mogelijk geautomatiseerde informatie- en archiefprocessen.
• Eerste jaar: verder geoptimaliseerde en duurzaam geborgde SharePoint Online-omgevingen, metadata en archiefstructuren.
• Eerste jaar: periodiek beschikbare managementinformatie over voortgang, kwaliteit en risico’s.

Eisen

• De werkgever van de kandidaat verklaart dat er vanuit de onderneming geen sprake is van belangenverstrengeling met Zuidasdok. Dit dient duidelijk geel gemarkeerd in het cv te staan.
• De kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 2 jaar werkervaring met informatiemanagement, informatiebeheer of digitale transformatie binnen een publieke of complexe projectorganisatie. Dit dient duidelijk geel gemarkeerd in het cv te staan.
• De kandidaat beschikt aantoonbaar over ervaring met SharePoint Online en met het inrichten, optimaliseren of migreren van informatie- en archiefprocessen. Dit dient duidelijk geel gemarkeerd in het cv te staan.

Wensen

• De kandidaat heeft aantoonbare ervaring als coördinator of meewerkend voorman en met het operationeel aansturen van een team of uitvoerende werkzaamheden. Dit dient duidelijk geel gemarkeerd in het cv te staan.
• De kandidaat heeft aantoonbaar uitgebreide kennis van Microsoft 365, in het bijzonder SharePoint Online, en kan bibliotheken, metadata en archiefstructuren beheren. Dit dient duidelijk geel gemarkeerd in het cv te staan.
• De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met archiefmigraties, implementatie- en verandertrajecten en het verbeteren van informatieprocessen. Dit dient duidelijk geel gemarkeerd in het cv te staan.

… lees de volledige omschrijving bij De Publieke Partner.