Coördinerend adviseur informatiemanagement en documentbeheer

In het kort

• Maak het verschil als coördinerend adviseur en combineer operationele aansturing met inhoudelijke expertise in informatiemanagement en documentbeheer.
• Draag bij aan een betrouwbare en toekomstbestendige informatiehuishouding voor één van de grootste infrastructurele programma’s van Nederland.
• Werk samen in een betrokken team dat kennis deelt, elkaar versterkt en gezamenlijk zorgt voor grip op informatie, kwaliteit en voortgang.

Opdrachtomschrijving

Als Coördinerend Adviseur Informatiemanagement en Documentbeheer ben je de rechterhand van de Manager Projectbeheersing Programma voor de dagelijkse aansturing van het team Informatiemanagement. Je bent een meewerkend voorman: je geeft richting aan de uitvoering, verdeelt en bewaakt werkzaamheden, signaleert knelpunten en rapporteert over voortgang, kwaliteit en risico’s. Tegelijkertijd werk je inhoudelijk mee aan de inrichting, optimalisatie en borging van informatie- en archiefprocessen. Je verbindt techniek, gebruikers en processen en vertaalt complexe informatievraagstukken naar praktische en duurzame oplossingen binnen SharePoint Online en de bredere Microsoft 365-omgeving.

Werkzaamheden

Resultaten in de eerste drie maanden

• Je hebt inzicht in de werkzaamheden, prioriteiten, knelpunten en verantwoordelijkheden binnen het team.
• Je hebt een heldere overleg-, werkverdelings- en voortgangsstructuur ingericht.
• Je hebt de belangrijkste risico’s en verbeterkansen binnen de informatie- en archiefprocessen in kaart gebracht.

Resultaten in het eerste jaar

• De dagelijkse aansturing en samenwerking binnen het team verlopen aantoonbaar gestructureerd.
• Informatie- en archiefprocessen zijn verbeterd, vastgelegd en waar mogelijk geautomatiseerd.
• SharePoint Online-omgevingen, metadata en archiefstructuren zijn verder geoptimaliseerd en duurzaam geborgd.
• Managementinformatie over voortgang, kwaliteit en risico’s is periodiek beschikbaar.

Interessante en onderscheidende projecten

• Het optimaliseren en toekomstbestendig inrichten van SharePoint Online en de bredere Microsoft 365-omgeving.
• Het begeleiden van archiefmigraties en implementatie- en verandertrajecten.
• Het analyseren en verbeteren van informatieprocessen binnen de complexe en langlopende projecten van Zuidasdok.

Dit doe je op een gemiddelde dag

1. Je stuurt het team Informatiemanagement operationeel aan, verdeelt werkzaamheden, stelt prioriteiten en bewaakt voortgang, kwaliteit en samenhang;
2. Je adviseert de Manager Projectbeheersing Programma over informatiebeheer, verbetermaatregelen, risico’s en de inrichting van werkprocessen;
3. Je richt SharePoint Online-omgevingen, bibliotheken, metadata en archiefstructuren in en beheert deze, voor zover passend binnen de toegekende bevoegdheden;
4. Je analyseert informatie- en werkprocessen, ondersteunt migratie- en implementatietrajecten en doet concrete voorstellen voor optimalisatie en automatisering.

Gemeentelijke organisatie
De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op:

… lees de volledige omschrijving bij Freep.