Programmasecretaris

Je gaat aan de slag binnen de afdeling Projecten & Programma’s van de unit Innovatie &

Vernieuwing. Deze unit richt zich op projecten en programma’s op het gebied van

informatiehuishouding, digitale innovatie en kennisdeling binnen de overheid.

Als Programmasecretaris werk je binnen complexe programmaomgevingen met meerdere

stakeholders, bestuurlijke belangen en afhankelijkheden. Je bent een belangrijke schakel tussen

projectteams, programmamanagement en betrokken stakeholders, zowel binnen als buiten de

organisatie. Je zorgt ervoor dat de operationele uitvoering van de programma’s soepel verloopt en

dat alle benodigde producten tijdig en kwalitatief goed worden opgeleverd.

Kernverantwoordelijkheden

Als Programmasecretaris ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse PMO-ondersteuning van de

drie programma’s. Je werkt nauw samen met programmamanagers, projectleiders, een PMO-er en

andere betrokkenen om de administratieve, coördinerende en ondersteunende taken uit te voeren.

1. Ondersteuning bij inrichting en opstart

Het opzetten, bijhouden en beheren van de dagelijkse infrastructuur van het project

inclusief structuur, toegang en documentbeheer.

Het ondersteunen bij de inrichting van programma- en projectprocessen, zoals het

opstellen en actualiseren van roadmaps, mijlpalenplanningen en werkpakketten.

Het borging van projecthygiëne: je zorgt voor een gestroomlijnde informatiestroom,

duidelijke afspraken en een overzichtelijke documentatie én dat deze in de juiste systemen

landt.

2. Coördinatie en uitvoering

Het organiseren en bijwonen van projectvergaderingen, pressure cooker sessies en

overleggen met interne en externe stakeholders.

Het beheren van agenda’s, het opvolgen en vastleggen van acties en afspraken en het

zorgt voor een tijdige en accurate verslaglegging.

Het opzetten en bijhouden van issue- en risklogs, inclusief het signaleren van knelpunten

en het doorgeven hiervan aan de programmamanager.

Het bewaken van de (mijlpalen)planning en het signaleren van vertragingen of afwijkingen.

3. Rapportage en informatievoorziening

Het opstellen en actualiseren van voortgangsrapportages, financiële overzichten en andere

verslagen voor interne en externe stakeholders.

Het ondersteunen bij de voorbereiding van presentaties, communicatie-uitingen en andere

documenten.

Het verzamelen, selecteren en beschikbaar stellen van relevante informatie voor

besluitvorming.

4. Financieel en contractueel beheer

Het bewaken van het projectbudget en het ondersteunen bij de inkoop en inhuur van

externe partijen.

Het administratief beheer van contracten en afspraken met leveranciers of andere

betrokkenen.

5. Stakeholdermanagement en communicatie

Het ondersteunen bij stakeholdermanagement, zoals het bijhouden van contactgegevens,

het organiseren van overleggen en het verzorgen van communicatie.

Het fungeert als eerste aanspreekpunt voor interne en externe partijen over praktische en

operationele zaken binnen de programma’s.

Het meedenken en meeschakelen op inhoudelijk vlak, waar nodig, en het adviseren van

projectmedewerkers (bv. over scope, projectdoelen of procesverbeteringen).

6. Dossiervorming en compliance

Het opbouwen en onderhouden van dossiers voor de programma’s, inclusief documentatie

en verslaglegging.

Specifieke taken uit de opdrachtomschrijving

Naast de algemene verantwoordelijkheden omvat je rol ook de volgende specifieke taken:

Je bent een belangrijke spil in de programmavoering en fungeert als rechterhand van de

programmamanagers.

Je ondersteunt bij het inrichten van de programma governance, zoals het opstellen van een

governanceplan.

Je geeft gevraagd en ongevraagd advies aan programmamanagers en projectmedewerkers,

bijvoorbeeld over procesverbeteringen of knelpunten.

Je ondersteunt bij stakeholdermanagement, zoals het organiseren van overleggen en het

bijhouden van contacten.

… lees de volledige omschrijving bij MiPublic.