Procesondersteuner/Managementassistent

Over de opdracht

De Gemeente Nieuwegein zoekt een tijdelijke procesondersteuner/managementassistent ter ondersteuning van het afdelingshoofd, de teamleider en de afdeling. De huidige procesondersteuner vertrekt, en deze rol is van cruciaal belang voor de voortgang van de dagelijkse bedrijfsvoering. De professional maakt onderdeel uit van de vakgroep Management en Ondersteuning en werkt nauw samen met de andere procesondersteuner.

De werkzaamheden omvatten het plannen, voorbereiden en coördineren van complexe afspraken en overleggen, agendabeheer, ondersteuning bij e-mailafhandeling, voorbereiding en notulering van portefeuillehoudersoverleggen (maandag en donderdag), beheer van gezamenlijke mailboxen, bijhouden van het zaaksysteem CRM, opstellen van inkoopopdrachten en verwerking in Inconto, organisatie van bijeenkomsten met aandacht voor locatie en catering, opstellen van brieven en correspondentie, redactie van de afdelingsnieuwsbrief, en diverse andere administratieve werkzaamheden. De professional is ook verantwoordelijk voor postbeheer, attenties bij ziekte en jubilea, en het voortdurend meedenken over procesverbeteringen.

Deze opdracht vraagt om een proactieve professional die in staat is meerdere complexe agenda's en processen tegelijk te beheren, zorgvuldig omgaat met vertrouwelijke informatie, en autonoom kan werken. De focus ligt op administratieve ondersteuning en facilitering van management, met nadruk op nauwkeurigheid, communicatieve vaardigheid en stressbestendigheid in een dynamische gemeentelijke omgeving.

Team: Vakgroep Management en Ondersteuning, waarin de professional nauw samenwerkt met de andere procesondersteuner en ondersteunt het afdelingshoofd en teamleider

Harde eisen

Beschikbaar per 12 oktober 2026 voor de volledige opdrachtperiode; aanwezigheid op donderdag is verplicht

Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuursassistent of vergelijkbare ondersteunende functie

Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer, vergaderondersteuning en administratieve ondersteuning

Aantoonbare werkervaring met verslaglegging, correspondentie en professionele schriftelijke communicatie

Werkervaring bij gemeentelijke organisatie of ander overheidsorgaan heeft voorkeur

Organisatorisch sterk en planvaardig: beheerst meerdere complexe agenda's tegelijk en bewaakt overzicht

Stressbestendig: scheidt hoofd- en bijzaken en werkt zorgvuldig onder piekbelasting

Communicatief vaardig: helder en professioneel mondeling en schriftelijk

Discreet en integer: zorgvuldig omgang met vertrouwelijke informatie en gevoelige stukken

MBO-opleidingsniveau

Deze opdracht past waarschijnlijk goed als je

• Beschikbaar per 12 oktober 2026 voor de volledige opdrachtperiode; aanwezigheid op donderdag is verplicht
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuursassistent of vergelijkbare ondersteunende functie
• Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer, vergaderondersteuning en administratieve ondersteuning
• Aantoonbare werkervaring met verslaglegging, correspondentie en professionele schriftelijke communicatie
• Werkervaring bij gemeentelijke organisatie of ander overheidsorgaan heeft voorkeur

Belangrijke knock-out

Beschikbaar per 12 oktober 2026 voor de volledige opdrachtperiode; aanwezigheid op donderdag is verplicht