Procesondersteuner/ Managementassistent

Functie

Positie: Tijdelijke procesondersteuner / managementassistent
Als procesondersteuner/managementassistent ondersteun je het afdelingshoofd, de teamleider en de afdeling. De focus ligt op agenda- en vergaderondersteuning, mailboxbeheer, organisatie van bijeenkomsten en diverse administratieve werkzaamheden.

Belangrijkste werkzaamheden

• Plannen, voorbereiden en coördineren van (complexe) afspraken en overleggen
• Agendabeheer en ondersteuning bij e-mailafhandeling
• Voorbereiden en, indien nodig, notuleren van portefeuillehoudersoverleggen (maandag en donderdag)
• Beheer van de gezamenlijke mailbox
• Bijhouden van het zaaksysteem (CRM)
• Meedenken over procesverbeteringen
• Organiseren van bijeenkomsten (o.a. locatie en catering)
• Opstellen en verspreiden van de afdelingsnieuwsbrief
• Bijhouden en verdelen van werkzaamheden in het zaaksysteem
• Verzorgen van attenties bij ziekte, jubilea e.d.
• Postbeheer

Samenwerking

Je werkt nauw samen met de andere procesondersteuner en ondersteunt leidinggevenden binnen de afdeling bij hun dagelijkse werkzaamheden.

Eisen

• Beschikbaar per 12 oktober 2026 voor de gevraagde inzet gedurende de
  volledige opdrachtperiode, waarbij inzet op donderdag vereist is
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent,
  directiesecretaresse, bestuursassistent of vergelijkbare ondersteunende
  functie
• Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer, vergaderondersteuning en
  administratieve ondersteuning
• Aantoonbare werkervaring met verslaglegging, correspondentie en overige
  schriftelijke communicatie in een professionele werkomgeving

Wensen

• Aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse,
  bestuursassistent of vergelijkbare ondersteunende functie binnen een
  gemeentelijke organisatie of andere overheidsorganisatie
• Aantoonbare werkervaring met complex agendebeheer, vergaderondersteuning,
  administratieve processen en het ondersteunen van management of directie
• Persoonlijke motivatie waarin wordt ingegaan op geschiktheid voor de
  opdracht, communicatieve vaardigheden en motivatie voor deze opdracht

Competenties

• Organisatorisch sterk: kan meerdere (complexe) agenda’s en overleggen
  tegelijk beheren, bewaart overzicht en stemt tijdig af met betrokkenen
• Planvaardig: kan meerdere (complexe) agenda’s en overleggen tegelijk
  beheren, bewaart overzicht en stemt tijdig af met betrokkenen
• Kan prioriteiten stellen: weet in een dynamische werkomgeving hoofd- en
  bijzaken te scheiden en blijft zorgvuldig werken bij piekbelasting of
  ad-hoc verzoeken
• Stressbestendig: blijft zorgvuldig werken bij piekbelasting of ad-hoc
  verzoeken
• Communicatief vaardig: communiceert helder en professioneel, zowel
  schriftelijk als mondeling, en schakelt makkelijk met management, collega’s
  en externe partijen
• Proactief: ziet werk liggen, handelt vooruit en pakt taken zelfstandig op,
  met oog voor afstemming met procesondersteuners en management
• Zelfstandigheid: pakt taken zelfstandig op en handelt vooruit met oog voor
  afstemming met procesondersteuners en management
• Integer: gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en gevoelige
  stukken zoals agenda’s, overleggen, brieven en mailboxen
• Discreet: gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en gevoelige
  stukken zoals agenda’s, overleggen, brieven en mailboxen

Vul je gegevens hieronder in, dan nemen we binnen 2 uur contact met je op om samen te kijken of er een match is. Heb je nog vragen? Bel ons op 030-249 66 96 of stuur een e-mail naar We helpen je graag verder!