Informatie Transitie – Informatiebeheer Specialist

Provincie Zuid-Holland werkt sinds 2023 aan de Informatietransitie: een omvangrijk veranderprogramma met een aanzienlijke ICT-component voor alle 2200 medewerkers, managers en bestuurders. Het programma richt zich op Duurzame Toegankelijkheid, I-governance & I-control en Data-Gedreven Werken. Hiermee wordt de inhoudelijke basis gelegd voor digitale transformatie binnen de opgaven en organisatieonderdelen van PZH.

Binnen Project Schoning & Migratie worden nieuwe en bestaande informatiesystemen zo ingericht dat zij standaard voldoen aan de Archiefwet en de MDTO-standaard. Circa 100 miljoen documenten uit iDMS, oud SharePoint en uit te faseren fileshares worden geschoond, geherstructureerd en verrijkt met metadata, waarna zij naar M365 Teams voor onderhanden werk of CALS voor archief worden overgebracht. In 2026 is hiervoor een migratiestraat ontwikkeld met Migrato (MICC) software; in 2027 wordt deze doorontwikkeld en breed ingezet, met in Q1 de laatste pilots en vanaf Q2 opschaling naar volle productie. De informatiebeheer specialist toetst per migratie de archiefinhoudelijke keuzes aan selectielijst, MDTO, AVG en ISO 27001, bewaakt de juiste plaatsing van informatie en bereidt de verantwoording richting provinciearchivaris voor.

Verantwoordelijkheden & Kernactiviteiten

• Toetsen per migratie van archiefinhoudelijke keuzes aan de selectielijst, MDTO, de AVG en ISO 27001.
• Bewaken dat informatie op de juiste plek terechtkomt: onderhanden werk in M365 Teams en te archiveren informatie in CALS.
• Bewaken dat te vernietigen informatie aantoonbaar is geïdentificeerd en verantwoord.
• Eigenaarschap nemen over de inhoudelijke kant van business rules, schoningsregels en migratiescenario’s.
• Toetsen van business rules, schoningsregels en migratiescenario’s aan de praktijk van de migraties, verrijken van de schoningsaanpak waar nodig en zoeken van de balans tussen archiefrechtelijke vereisten en een uitvoerbare migratie.
• Optreden als inhoudelijk aanspreekpunt binnen Schoning & Migratie voor de QA informatiebeheer en de provinciearchivaris.
• Voorbereiden van de verantwoording per migratie richting de provinciearchivaris.
• Per migratie toetsen van de scheiding tussen onderhanden werk in M365 Teams en archief in CALS.
• Per migratie toetsen van archiveringslijsten, transformatie mapping en dossiersoorten aan de selectielijst en MDTO.
• Per migratie toetsen van de identificatie van te vernietigen documenten met de juiste retentietermijnen.
• Beoordelen van uitzonderingen volgens de uitzonderingenaanpak.
• Adviseren over AVG-bevindingen en beperkt toegankelijke mappen.
• Zorgen dat business rules, schoningsregels en migratiescenario’s volledig worden toegepast en op basis van migraties worden getoetst en continu worden geoptimaliseerd.
• Opstellen en onderhouden van richtlijnen voor de schoningsaanpak, inclusief uitgangspunten voor de verrijking van metadata.
• Opleveren van een getoetste migratierapportage per migratie, inclusief audittrail, conform de Archiefwet en ISO 27001.
• Voorbereiden van verantwoording richting de provinciearchivaris voor iedere migratie, waaronder onderbouwing voor te archiveren informatie, onderhanden werk, voorstel tot vernietiging, uitzonderingen, vernietigingslijsten en vigerende stukken naar het archiefsysteem.
• Opleveren van consistente lijstproducten, opgezet als aanzichten op één onderliggend gegevensmodel.
• Vastleggen van lessons learned op archiefinhoudelijk vlak als input voor de volgende iteratie van het draaiboek.
• Toetsen van producten per migratie op de momenten die in het runbook en draaiboek zijn vastgelegd en geven van archiefinhoudelijk akkoord.
• Adviseren van O-teams en het migratieteam bij archiefinhoudelijke vragen.
• Beoordelen en actualiseren van business rules, schoningsregels en migratiescenario’s en vastleggen van archiefinhoudelijk noodzakelijke wijzigingen op de backlog.

… lees de volledige omschrijving bij Berkhof Enterprises.