Interim (senior) medewerker secretariaat

Voor een landelijke maatschappelijke organisatie zoeken wij per direct een ervaren Interim Senior Medewerker Secretariaat voor 32 tot 40 uur per week. In deze veelzijdige rol ondersteun je bestuurlijke organen en senior leidinggevenden en zorg je voor een professionele voorbereiding en opvolging van vergaderingen, besluitvorming en acties. Je houdt overzicht, bewaakt prioriteiten en schakelt gemakkelijk met verschillende stakeholders. We zoeken een zelfstandige en proactieve professional met ervaring in bestuurlijke ondersteuning, die snel zijn of haar weg vindt en structuur brengt in een organisatie die volop in ontwikkeling is. De opdracht is voor 2 tot 3 maanden, met mogelijkheid tot verlenging.

Wat je gaat doen

Als Interim Senior Medewerker Secretariaat zorg jij ervoor dat de bestuurlijke en organisatorische processen binnen de organisatie soepel verlopen. Je ondersteunt verschillende bestuurlijke organen en senior leidinggevenden en bent daarbij degene die overzicht houdt, vooruitdenkt en zorgt dat afspraken daadwerkelijk worden opgevolgd.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Het ondersteunen van een toezichthoudend orgaan en verzorgen van de volledige vergadercyclus;
• Het plannen, voorbereiden en organiseren van vergaderingen;
• Het opstellen en beheren van agenda’s, vergaderstukken en overige documentatie;
• Het notuleren van vergaderingen en zorgvuldig vastleggen van besluiten en actiepunten;
• Het bewaken van deadlines, acties en gemaakte afspraken;
• Het afstemmen met verschillende interne en externe stakeholders;
• Het ondersteunen van senior leidinggevenden bij hun landelijke werkzaamheden en agenda’s;
• Het signaleren van prioriteiten en proactief zorgen dat zaken tijdig worden opgepakt;
• Het ondersteunen van collega’s binnen het secretariaat bij uiteenlopende organisatorische en administratieve werkzaamheden.

Je komt terecht in een dynamische organisatie waar op dit moment veel speelt. Juist daarom is het belangrijk dat jij snel je weg weet te vinden, structuur aanbrengt en zelfstandig zaken oppakt. Je bent niet alleen ondersteunend, maar denkt actief mee en zorgt dat processen en afspraken niet stil komen te liggen.

Wie ben jij

Je bent een ervaren secretarieel professional die gewend is om op senior niveau te ondersteunen. Een volle agenda, verschillende belangen en meerdere dossiers tegelijk brengen jou niet snel van je stuk. Je houdt overzicht, stelt de juiste prioriteiten en ziet vaak al wat er nodig is voordat iemand erom hoeft te vragen.

Je voelt je thuis in een bestuurlijke omgeving en weet hoe belangrijk zorgvuldigheid, discretie en goede communicatie daarin zijn. Tegelijkertijd ben je praktisch ingesteld: je pakt aan, schakelt gemakkelijk en zorgt ervoor dat afspraken en acties worden uitgevoerd.

Omdat de organisatie volop in ontwikkeling is, zoeken we iemand die flexibel is en niet afhankelijk is van volledig uitgestippelde processen. Je vindt het juist prettig om zelf structuur aan te brengen en verantwoordelijkheid te nemen.

Daarnaast breng je mee:

• Aantoonbare ervaring met de ondersteuning van bijvoorbeeld een bestuur, Raad van Toezicht of Raad van Commissarissen;
• Ruime ervaring binnen secretariële ondersteuning en/of directieondersteuning;
• Een afgeronde hbo-opleiding, bijvoorbeeld richting managementsupport, directiesecretariaat of vergelijkbaar;
• Ervaring met het voorbereiden en notuleren van vergaderingen en het bewaken van acties en besluiten;
• Ervaring met projectmatig werken of projectondersteuning;
• Goede kennis van Outlook, Teams, Word en Excel;
• Uitstekende schriftelijke en mondelinge vaardigheden;

… lees de volledige omschrijving bij High Quality.