Interim bestuurssecretaresse

Ben jij een ervaren Bestuurssecretaresse die graag écht naast een bestuurder staat? Voor een mensgerichte organisatie in regio Tilburg zoeken wij op korte termijn een Interim Bestuurssecretaresse voor 28–36 uur per week.

Je bent de spin in het web, brengt structuur in een complexe agenda, organiseert en notuleert vergaderingen, bewaakt de jaarplanning en schakelt dagelijks met uiteenlopende stakeholders. Tegelijkertijd ben je iemand die verder kijkt dan het eigen takenpakket en vanzelfsprekend bijspringt wanneer dat nodig is.

Een mooie interim-opdracht voor een organisatiesensitieve professional die vooruitdenkt, zelfstandig regie pakt en plezier haalt uit het volledig ontzorgen van een bestuurder.

Wat je gaat doen

Als Interim Bestuurssecretaresse word jij de rechterhand van de bestuurder en een belangrijke spin in het web binnen de organisatie. Je zorgt voor overzicht en structuur en helpt de bestuurder haar tijd en aandacht zo effectief mogelijk in te zetten.

Dat betekent dat je niet alleen een complexe agenda beheert, maar ook vooruitkijkt. Je stelt prioriteiten, bewaakt afspraken en voelt goed aan welke onderwerpen direct aandacht vragen en welke zaken je zelfstandig kunt oplossen.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Complex agenda- en afsprakenbeheer voor de bestuurder;
• Plannen en coördineren van vergaderingen met verschillende interne en externe stakeholders;
• Voorbereiden en notuleren van vergaderingen;
• Bewaken van acties, afspraken en deadlines;
• Coördineren en bewaken van de jaarplanning;
• Verzorgen en bewaken van correspondentie en overige communicatie;
• Schakelen met uiteenlopende stakeholders binnen en buiten de organisatie;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt rondom de bestuurder;
• Signaleren wat er binnen de organisatie speelt en hier proactief op inspelen;
• Oppakken van uiteenlopende organisatorische en ad-hocvraagstukken.

Het is nadrukkelijk een brede functie. Soms komt er iets op je pad dat niet letterlijk binnen jouw takenpakket valt. Jij vindt het juist leuk om dan mee te denken en ervoor te zorgen dat het geregeld wordt.

Wie ben jij

Jij bent een ervaren Bestuurssecretaresse die energie krijgt van een rol waarin geen dag hetzelfde is. Je bent niet alleen sterk in organiseren en structureren, maar voelt ook goed aan wat er binnen een organisatie speelt. Je weet wanneer je moet doorpakken, wanneer je moet afstemmen en wanneer je juist zaken bij de bestuurder vandaan moet houden.

Je bent zorgvuldig, rustig en betrouwbaar, maar tegelijkertijd benaderbaar en verbindend. Je vindt het leuk om met uiteenlopende mensen en belangen te schakelen en weet daarin altijd de juiste toon te vinden.

Daarnaast ben je iemand die verder kijkt dan een functieomschrijving. Zie je dat iets geregeld moet worden? Dan pak je het op. Je houdt van dynamiek, denkt vooruit en krijgt er juist energie van om de verschillende lijntjes bij elkaar te brengen.

Verder:

• Heb je ruime ervaring als Bestuurssecretaresse, Directiesecretaresse of in een vergelijkbare senior ondersteunende functie;
• Ben je sterk in complex agenda- en stakeholdermanagement;
• Heb je ervaring met het voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen;
• Ben je organisatiesensitief en kun je verschillende belangen goed afwegen;
• Kun je zelfstandig werken en durf je regie te pakken;
• Ben je tegelijkertijd een prettige teamplayer;
• Communiceer je professioneel, warm en verzorgd;

… lees de volledige omschrijving bij High Quality.