Projectleider Document Management systeem (DMS)

SamenTwente is een overkoepelende organisatie van drie professionele uitvoeringsorganisaties (GGD Twente, Veilig Thuis Twente en OZJT). De organisatie werkt met Microsoft 365 maar mist een voldoende uitgewerkt fundament voor documentbeheer. Er ontbreken heldere definities, beleidskaders, governance-afspraken en inrichtingseisen. Deze opdracht richt zich op het ontwikkelen van een samenhangend fundament dat documentbeheer professioneler en toekomstbestendig maakt.

Als projectleider zult u een integraal stelsel ontwerpen dat de document- en informatie-levenscyclus ondersteunt, aansluit op Microsoft 365, onderscheid maakt tussen werk- en officiële documenten, en voldoet aan compliance-eisen (BIO, NEN 7510, AVG, Archiefwet). De opdracht is resultaatgericht en richt zich op beleid, governance, processen, definities en inrichtingseisen, niet op feitelijke implementatie of systeemuitrol. U bepaalt zelf, in samenspraak met de stuurgroep, de aanpak en planning.

U levert vijf formele producten op: (1) IST-analyse en gap-analyse (week 4), (2) begrippenkader, classificatie en taxonomie (week 6), (3) governance- en eigenaarschapsmodel (week 8), (4) beleidskader documentbeheer (week 10), en (5) procedurehandboek, M365 normenkader en implementatie roadmap (week 13). U werkt samen met een werkgroep van vertegenwoordigers uit IM&T, informatiebeheer, functioneel beheer en ICT, onder begeleiding van een stuurgroep met de CIO, CISO en teamleiders.

Belangrijkste eisen

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal HBO-bachelor niveau, bij voorkeur in IT of informatiemanagement
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als projectleider informatiebeheer
• Aantoonbare werkervaring met Microsoft 365 architectuur en documentbeheer (knock-outcriteria: minimaal 2 jaar in afgelopen 5 jaar)
• Aantoonbare werkervaring (minimaal 3 jaar in afgelopen 10 jaar) met het schrijven van implementatieplannen informatiebeheer
• Aantoonbare kennis van compliance-kaders: BIO, NEN 7510, AVG, Archiefwet
• Sterke communicatieve vaardigheden en vermogen om resultaten helder neer te zetten in formele documenten
• Besluitvaardig, resultaatgericht, analytisch vermogen en stressbestendig
• Zelfstandig werkend vermogen
• Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verplicht

Team: Werkgroep met vertegenwoordigers van IM&T, IB, IBH, functioneel beheer, IT en CISO. Stuurgroep bestaande uit CIO, CISO, Teamleider IM&T en Adviseur informatiebeheer.