Senior Managementassistent

Ben jij een ervaren managementassistent die overzicht houdt, vooruitdenkt en een directeur volledig kan ontzorgen? En werk je graag in een dynamische onderwijsomgeving waar je veel verantwoordelijkheid en ruimte krijgt om processen slimmer te organiseren? Dan is deze tijdelijke functie interessant voor jou.

Voor een grote onderwijsorganisatie in West-Brabant zoeken wij een Senior Managementassistent voor 36 uur per week. Je ondersteunt een directeur die verantwoordelijk is voor twee organisatieonderdelen en zorgt ervoor dat agenda’s, overleggen, acties en praktische zaken soepel verlopen.

Wat je gaat doen

Als Senior Managementassistent ben je een belangrijke organisatorische spil rondom de directeur. Je zorgt voor structuur, bewaakt afspraken en weet goed welke zaken prioriteit hebben.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Beheren en prioriteren van de agenda en mailbox
• Voorbereiden en organiseren van vergaderingen en overleggen
• Notuleren en helder vastleggen van besluiten en actiepunten
• Bewaken van afspraken, deadlines en opvolging
• Verzorgen van correspondentie, documenten en overzichten
• Verwerken en coördineren van HR-mutaties
• Regelen van inkooporders, bestellingen en andere administratieve zaken
• Organiseren van praktische ICT-voorzieningen
• Onderhouden van contact met verschillende interne en externe betrokkenen
• Signaleren waar werkzaamheden of processen efficiënter kunnen
• Meedenken over het slimmer inzetten van digitale hulpmiddelen en AI, bijvoorbeeld bij verslaglegging en agendabeheer

Na een korte inwerkperiode werk je grotendeels zelfstandig en stem je nauw af met een collega-managementassistent.

Waar jij over beschikt

Je bent proactief, zorgvuldig en gewend om met vertrouwelijke informatie om te gaan. Ook wanneer verschillende verzoeken tegelijk binnenkomen, houd je overzicht en weet je de juiste prioriteiten te stellen.

Voor deze functie beschik je over:

• Minimaal een afgeronde mbo-opleiding
• Enkele jaren relevante ervaring als managementassistent, directieassistent of in een vergelijkbare functie
• Ervaring met professioneel agenda- en mailboxbeheer
• Ervaring met notuleren en het bewaken van actiepunten
• Goede schriftelijke en mondelinge beheersing van het Nederlands
• Aantoonbare ervaring met Microsoft 365, waaronder Outlook, Teams, Word en Excel
• Ervaring met administratieve processen en digitale dossiers
• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden

Ervaring binnen een onderwijs- of kennisinstelling is een pré. Hetzelfde geldt voor kennis van HR-processen, inkoopprocedures en praktische bedrijfsvoering. Beheersing van het Engels is eveneens een plus. Daarnaast ben je discreet, betrouwbaar en zelfstandig. Je wacht niet af, maar signaleert wat nodig is en pakt zaken actief op.

Wat jij krijgt

Je gaat tijdelijk aan de slag binnen een grote onderwijsorganisatie in West-Brabant in een veelzijdige ondersteunende functie.

Je kunt rekenen op:

• 36 uur per week
• Start zo spoedig mogelijk
• Een tijdelijke opdracht
• Hybride werken
• Regelmatige aanwezigheid op locatie in West-Brabant
• Een zelfstandige functie met veel verantwoordelijkheid
• Nauwe samenwerking met een directeur en collega-managementassistent
• Ruimte om processen verder te verbeteren en slimmer te organiseren
• Een brede combinatie van directieondersteuning, administratie en bedrijfsvoering