Werkvoorbereider

Als werkvoorbereider begeleid je het changeproces voor alle changes van de afdeling, ten behoeve van de optimalisatie van het interne netwerk (LAN) van Defensie. Changes worden voorbereid en uitgevoerd door diverse disciplines. Het bestaande changeproces binnen de Defensie-organisatie wordt zoveel mogelijk toegepast, maar een project kent op bepaalde gebieden (onder andere vastlegging werkzaamheden, site survey en klantcommunicatie) afwijkende procesafspraken. Vanuit een project wordt gefaseerd gewerkt en elke maand wordt de stuurgroep geïnformeerd via een overzichtelijke rapportage.

In hoofdlijnen zijn er drie soorten werk:

1. Inhoudelijk voor(laten)bereiden van de werkzaamheden.
2. Changeproces begeleiden conform afgesproken SLA.
3. Verbeteren van de processen en toepassen van automatisering in het changeproces.

Resultaatgebieden

• Changes kwalitatief voorbereiden zodat deze in één keer uitgevoerd kunnen worden.
• Communicatie met beheer en afnemers zodat changes conform verwachting worden uitgevoerd.
• Bewaken van de planning van de changes.
• Processen verbeteren, versimpelen en herhaalde handelingen automatiseren.

Je bent verantwoordelijk voor de volledige voorbereiding van netwerk changes. Je zorgt ervoor dat alle benodigde materialen, tekeningen, vergunningen en documentatie tijdig beschikbaar zijn, zodat de uitvoering door de projectteams vlekkeloos kan verlopen. Het uiteindelijke doel is het realiseren van kwalitatief hoogwaardige changes waarmee uitvoeringsdoelen worden behaald.

Kerntaken & Verantwoordelijkheden

• Aanvragen beoordelen: inhoudelijk analyseren van wijzigingen en wijzigingsverzoeken; interpreteren van de impact op processen, producten en technische componenten om een correcte afstemming met de afnemer en leverancier te garanderen.
• Informatie verzamelen: waar nodig aanvullende gegevens opvragen bij aanvragers, functioneel beheerders of leveranciers; zorgen voor een volledig en accuraat beeld voordat de wijziging wordt doorgevoerd.
• Communicatie faciliteren: proactief zorgen voor heldere, tijdige communicatie zowel binnen het projectteam als met externe belanghebbenden (leveranciers, eindgebruikers, management). Dit omvat het verspreiden van updates, het afstemmen van verwachtingen en het signaleren van knelpunten.
• Borging van wijzigingen: toezien op de uitvoering van de geregistreerde aanpassingen; bevestigen dat de implementatie conform de gemaakte afspraken plaatsvindt en dat de wijziging correct wordt afgesloten in de beheer- en audittrail.
• End-to-end workflow analyseren: de huidige workflow (aanvraag, planning, inkoop, uitvoering, test en oplevering) analyseren en overbodige stappen, duplicaties en handmatig werk identificeren.
• Processen ontwikkelen: vereenvoudigde, gestandaardiseerde werkinstructies en checklists opstellen die de benodigde informatie sneller verzamelen.
• Periodieke process health checks uitvoeren: feedback verzamelen van gebruikers (monteurs, engineers, inkopers) en verbeteringssprints inplannen in ServiceNow.
• ServiceNow dashboards definiëren en publiceren: een set dashboards opstellen met metrics als cycle time, aantal handmatige interventies, compliance percentage en cost variance.
• Automatische alerts instellen: alerts configureren wanneer een KPI een drempel overschrijdt, zodat direct bijgestuurd kan worden.