Medewerker Facilitaire Poule – Gemeente Westerveld

Uitvoeringsvoorwaarde
De opdrachtnemer waarborgt dat bij de uitvoering van de opdracht geen arbeidsovereenkomst of (fictieve) dienstbetrekking ontstaat tussen de door opdrachtnemer ingezette natuurlijke persoon/personen en de opdrachtgever. De opdrachtgever heeft de opdracht zodanig ingericht dat de werkzaamheden plaatsvinden binnen de organisatorische kaders van de opdrachtgever, zoals nader uitgewerkt in de opdrachtomschrijving. Gelet hierop is de opdrachtnemer gehouden de werkzaamheden zodanig te organiseren en uit te voeren dat het hiervoor bedoelde risico wordt voorkomen.
De verantwoordelijkheid voor een juiste kwalificatie van de arbeidsrelatie en de naleving van toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder begrepen de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (Wet DBA), ligt bij de opdrachtnemer.
De inschrijver dient bij inschrijving in de offerte aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze hij invulling geeft aan deze uitvoeringsvoorwaarde.
Indien naar het oordeel van de opdrachtgever uit de inschrijving niet aannemelijk wordt dat de opdrachtnemer de opdracht kan uitvoeren op een wijze die voldoet aan deze uitvoeringsvoorwaarde, kan de inschrijving als niet‑conform terzijde worden gelegd. Bij deze beoordeling is niet de gekozen juridische vorm of constructie doorslaggevend, maar de (voorgenomen) feitelijke wijze van uitvoering van de opdracht, zoals die uit de inschrijving blijkt.

Organisatie
Werken voor de Gemeente Westerveld betekent dat je terecht komt in een plattelandsgemeente in Zuidwest-Drenthe. Een gemeente waar bestuur en organisatie samen streven naar een hoogwaardige dienstverlening waarbij we initiatieven van inwoners, ondernemers en organisaties stimuleren én faciliteren. Wat kenmerkend is voor de Gemeente Westerveld zijn de korte lijnen, een informele werksfeer en weinig hiërarchie. Na een warm onthaal introduceert jouw nieuwe team de organisatie en collega’s bij je. Een team dat bestaat uit een mix van lerende en ervaren collega’s. En natuurlijk lopen we dan ook even langs onze koffiecorners, het bedrijfsrestaurant en de verschillende lounge- en overlegplekken. Nieuwsgierig geworden? Bekijk dan onze Promotiefilm.

Opdracht
Als medewerker facilitaire poule bij Gemeente Westerveld vervult u een veelzijdige, representatieve en dienstverlenende rol binnen de facilitaire organisatie. U bent het visitekaartje voor bezoekers, collega’s en externe partijen en draagt bij aan een gastvrije, veilige en goed georganiseerde ontvangst en dienstverlening. De werkzaamheden bestaan onder meer uit het professioneel ontvangen en te woord staan van bezoekers, het doorverwijzen naar de juiste contactpersonen, en het verzorgen van uitgifte en ontvangst van documenten.

U ondersteunt bij bijeenkomsten, (avond)evenementen en huwelijken; hierbij bereidt u de ontvangstruimte voor, zorgt u voor een gastvrije ontvangst, ondersteunt u bij de facilitaire organisatie tijdens het evenement en handelt u kleine facilitaire taken af, zoals het klaarzetten van ruimtes, serveren van consumpties en nazorg. U verzorgt tevens receptiewerkzaamheden en fungeert als aanspreekpunt voor vragen die via het facilitaire meldpunt binnenkomen. Deze meldingen verwerkt u zorgvuldig en volgt de afgesproken procedures voor afhandeling en, waar nodig, doorverwijzing.

Een belangrijke taak is het beheren en ondersteunen van audiovisuele middelen, met nadruk op preventief onderhoud, het snel oplossen van eenvoudige storingen tijdens presentaties en het waarborgen van continuïteit in de raadzaal en ontvangsthal. Tot het werkpakket behoren verder lichte technische werkzaamheden en onderhoudstaken, zoals het vervangen van toners, het oplossen van eenvoudige storingen aan apparatuur en het uitvoeren van kleine reparaties.

U werkt samen in een betrokken en enthousiaste facilitaire poule; dit team is de centrale schakel binnen de organisatie voor facilitaire processen. U werkt zelfsturend op uw taken, neemt verantwoordelijkheid en stemt werkzaamheden af met collega’s en, waar relevant, met leveranciers en interne opdrachtgevers. De werkweek is flexibel van opzet; in overleg worden twee vaste dagen per week afgesproken, waarbij vrijdag in ieder geval een vaste werkdag is. Daarnaast wordt van u verwacht dat u flexibel inzetbaar bent, inclusief regelmatige inzet in de avonduren, met name op dinsdagavonden.

De werkzaamheden maken onderdeel uit van de reguliere facilitaire dienstverlening van Gemeente Westerveld en worden uitgevoerd binnen de geldende werkprocessen, procedures, veiligheidsvoorschriften, huisregels en kwaliteitsnormen van de organisatie. Voor de uitvoering van de werkzaamheden werkt u samen met collega's binnen de facilitaire poule, leveranciers en interne opdrachtgevers en maakt u gebruik van de door de gemeente beschikbaar gestelde systemen, faciliteiten, middelen en benodigde autorisaties.

De planning, werkverdeling en prioritering van de werkzaamheden vinden plaats binnen het facilitaire team en worden afgestemd met de aangewezen coördinator of leidinggevende. Vanwege de aard van de werkzaamheden is fysieke aanwezigheid op locatie noodzakelijk. U voert de werkzaamheden uit volgens de geldende werkafspraken, werkinstructies, veiligheidsrichtlijnen en privacyvoorschriften van Gemeente Westerveld.

De medewerker levert binnen de facilitaire poule een bijdrage aan de dagelijkse facilitaire dienstverlening van Gemeente Westerveld en ondersteunt bij het uitvoeren van de werkzaamheden die voortvloeien uit de reguliere bedrijfsvoering van de organisatie.

Knock-out criteria

1. Beschikbaar voor gemiddeld 24 uur per week, de kandidaat is op twee vaste dagen per week inzetbaar, met de vrijdag als vaste dag en is bereid regelmatig in de avonduren te werken, met name op dinsdagavonden;
2. Op deze opdracht is het principe 'Bring Your Own Device' van toepassing. De kandidaat maakt bij de uitvoering van de opdracht gebruik van eigen IT-middelen (laptop, telefoon en bijbehorende accessoires) dit geldt alleen voor ZZP-ers;
3. De kandidaat is bereid binnen een afgesproken termijn een BHV- of EHBO-diploma te behalen indien nog niet in bezit, of beschikt reeds over een geldig BHV- of EHBO-diploma. dit dient expliciet in het CV vermeld te zijn;
4. De kandidaat is in staat fysiek werkzaamheden uit te voeren die behoren tot facilitaire ondersteuning, zoals het klaarzetten van zalen, bedienen van AV-apparatuur, tillen van lichte materialen en het uitvoeren van kleine reparaties.

Selectiecriteria (weging, totaal 100 punten)

1. Aantoonbare werkervaring als receptiemedewerker;
2. Aantoonbare werkervaring met AV-apparatuur en het verhelpen van eenvoudige storingen tijdens presentaties;
3. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met Microsoft Word en PowerPoint;
4. De kandidaat voegt een persoonlijke motivatie toe (maximaal 300 woorden), waarin wordt ingegaan op geschiktheid voor de opdracht, relevante ervaring met facilitaire taken en AV-ondersteuning en bereidheid om te leren en certificaten te behalen. De motivatie is door de kandidaat zelf geschreven;
5. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau, bij voorkeur richting facilitaire dienstverlening, hospitality of een gelijkwaardige opleiding.

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre je/ de door jou aangeboden kandidaat aan de criteria en (competenties) voldoet. Indien informatie niet expliciet in het cv of de toelichting is opgenomen, wordt deze niet meegenomen in de beoordeling.

Competenties

• Dienstverlenend;
• Zorgvuldigheid;
• Representativiteit;
• Technisch inzicht;
• Flexibiliteit;
• Zelfstandigheid;
• Communicatie.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op knock-outcriteria
Flextender beoordeelt de CV’s op de knock-outcriteria die in de inhuuropdracht worden omschreven. Kandidaten die voldoen aan de knock-outcriteria worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie 10 CV’s die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de knock-outcriteria op de gunningscriteria in de inhuuropdracht. Voldoet een kandidaat aan het genoemde gunningscriterium, dan ontvangt deze het bijbehorende aantal punten.

De 10 kandidaten die het best scoren op de gunningscriteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Opdrachtgever kan Flextender verzoeken inzage te geven in alle CV’s die zijn ontvangen om zich zeker te stellen dat zij daadwerkelijk de best scorende kandidaten voorgelegd heeft gekregen. Wijkt de beoordeling van opdrachtgever af van die van Flextender, dan is de beoordeling (en daarmee de selectie) door opdrachtgever leidend.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die in stap 2 zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die op basis van deze gunningscriteria als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De overige kandidaten worden in eerste instantie niet uitgenodigd voor een gesprek en ontvangen een voorlopige afwijzing. Zij nemen plaats in de zogenaamde wachtkamer.

Stap 4: Selectiegesprek
Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de opdrachtgever.

De opdrachtgever verifieert in het selectiegesprek of de betreffende kandidaten (inderdaad) voldoen aan het gewenste profiel (knock-outcriteria en de gunningscriteria). Opdrachtgever beoordeelt de betreffende kandidaten in onderlinge vergelijking op de in de inhuuropdracht genoemde competenties.

Een kandidaat dient op elke competentie minimaal een voldoende te scoren om voor gunning in aanmerking te komen. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoren zal opdrachtgever één of meer van de opvolgende kandidaten (in stap 3 van de beoordeling) uitnodigen voor een gesprek.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het in de inhuuropdracht genoemde profiel (gunningscriteria en competenties). Alle overige kandidaten worden nader gemotiveerd geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 6. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier.

Benodigd aantal professionals
1.

Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.
*Indien er uitvoeringsvoorwaarde gehanteerd worden verzoeken we je in de offerte aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze er invulling gegeven wordt aan de uitvoeringsvoorwaarde.

Werkdagen
Is hybride werken mogelijk: nee.
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: vrijdag daarnaast flexibel maar ook bereid om in de avonduren te werken.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op dinsdag 10 november 2026. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 9 november 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• De opdrachtgever zal om een Geheimhoudingsverklaring vragen.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
• Voor opdrachtnemer geldt een Social Return (SROI) verplichting bij gegunde opdrachten hoger dan €400.000 binnen het DAS van de Talentenregio. Voor meer informatie zie: (Het uurtarief kan worden gewijzigd volgens de hierna genoemde CBS-indexering volgens indexatieclausule artikel 12 van de modelovereenkomsten: CBS CAO Lonen, contractuele loonkosten en arbeidsduur, lonen per uur inclusief bijzondere beloningen indexcijfer, 2020=100: CAO-lonen,contractuele loonkosten en arbeidsduur; indexcijfers (2020-100) cbs.nl).\

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot maandag 2 november 2026, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op dinsdag 3 november 2026 gepubliceerd op onze website. De gestelde vragen en antwoorden kunt u inzien door in te loggen bij Flextender via uw Flextender account. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot donderdag 5 november 2026, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.