Consultant optimalisatie samenwerking in teams en sharepoint

Opdrachtomschrijving

Binnen de organisatie bestaan knelpunten in het gebruik van Microsoft Teams en de onderliggende SharePoint-omgevingen. Teams wordt veel gebruikt als vervanging van de netwerkschijf, terwijl de principes van modern samenwerken niet eenduidig zijn ingericht en toegepast.
Dit leidt tot problemen bij samenwerking, documentbeheer, versiebeheer, archivering en vindbaarheid van informatie. Ook ontbreken afspraken over eigenaarschap, governance en beheer.

Doel van de opdracht
Het doel is dat medewerkers SharePoint en Teams op een eenduidige manier gebruiken, passend bij de inrichting van de nieuwe digitale werkomgeving.
Inzicht in gebruik en knelpunten

• Overzicht van gebruikersgroepen en hun behoeften

• Analyse van huidig gebruik van SharePoint en Teams

• Overzicht van belangrijkste knelpunten bij gebruik en adoptie

Aanpak voor verbetering van gebruik

• Plan met concrete maatregelen om het gebruik van SharePoint en Teams te verbeteren

• Uitwerking van fasen en prioriteiten

• Set bruikbare middelen, waaronder:

• korte werkinstructies

• voorbeeldscenario’s voor samenwerken en documentbeheer

• communicatiemiddelen voor interne verspreiding

Toepassing in de praktijk

• Opzet en uitvoering van sessies waarin de voorgestelde werkwijze wordt toegepast

• Uitwerking van praktijksituaties (zoals samenwerken in teams en documentbeheer in SharePoint)

• Voorstellen om ongewenste werkwijzen af te bouwen en gewenste werkwijzen te versterken

Borging en vervolg

• Voorstel voor meetpunten om gebruik en voortgang te volgen

• Rapportage met bevindingen en aandachtspunten

• Advies over vervolgstappen en borging binnen de organisatie

De opdracht is tijdelijk en gericht op het opleveren van bovengenoemde resultaten.
Duur en omvang

• Tijdelijke opdracht (1 jaar met optie tot verlenging van 2 x 3 maanden)

• Flexibele inzet, afhankelijk van de fase van de adoptie

• Geen verplichting tot exclusiviteit

De opdracht betreft een resultaatverplichting. De opdrachtnemer organiseert het werk zelfstandig, maakt eigen vakinhoudelijke keuzes en draagt verantwoordelijkheid voor het behalen van de resultaten in beide fasen van de opdracht.

Competenties:

Als consultant breng je mee:

• Veranderkundig vermogen. Gebruikers meenemen in nieuwe werkwijze.
• Analytisch vermogen, knelpunten en behoefte van de gebruikers analyseren.
• Goede schriftelijke vaardigheden ten behoeve van de verschillende doelgroepen.
• Overtuigingskracht, met een goede mondelinge communicatie vaardigheden
• Flexibel en zelfstandig

Interviewplanning

De top 3 van kandidaten wordt door de gemeente Amstelveen uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek. De gesprekken vinden plaats op woensdag 1 juli van 11:00 uur tot 12:00 uur en tussen 13:00 en 15:00 uur. De kandidaat dient op deze datum en tijdsblok beschikbaar te zijn en vindt fysiek op het raadhuis plaats.