Ervaren Projectondersteuner Bedrijfsvoering Processen

Omschrijving

De gemeente Zutphen beschikt over een gezonde financiële positie, maar wil de interne beheersing verder versterken om maatschappelijke taken betrouwbaar en transparant uit te voeren.

Er is vastgesteld dat verbeteringen in processen en bedrijfsvoering niet altijd duurzaam zijn geborgd en dat op onderdelen kwetsbaarheden blijven bestaan, met name rond prestatielevering, sociaal domein, administratieve organisatie en inkoopprocedures.

Daarom start de gemeente een organisatiebrede analyse om onderliggende oorzaken in inrichting, sturing en borging te achterhalen, risico’s en prioriteiten te bepalen en maatregelen te formuleren.

De analyse levert inzicht in oorzaken, kritische bedrijfsprocessen, governance, benodigde kennis en een integraal risicobeeld, en vormt de basis voor een verbeterplan voor 2027–2029.

Als projectondersteuner werk je samen met de projectleider aan het inrichten van de projectorganisatie: plannen en organiseren van bijeenkomsten, bewaken van voortgang en actiepunten, verslaglegging, informatieverzameling en ondersteunen bij voorbereiding en uitwerking van projectresultaten.

Vereist profiel

• Minimaal hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in bestuurlijke of bedrijfskundige richting.
• Aantoonbare ervaring als projectondersteuner of secretaris in complexe (gemeentelijke) projecten; ervaring met bedrijfsvoering en procesinrichting is een pré.
• Goede organisatorische vaardigheden: plannen, bijeenkomsten voorbereiden, agenda- en actielijstbeheer en voortgangsbewaking.
• Sterke schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden; vaardig in rapportage en heldere verslaglegging.
• Kennis van en vaardigheid met MS Office (met name Excel, Word, Teams/Outlook) en ervaring met document- en informatiestructurering.
• Analytisch inzicht, nauwkeurigheid en procesmatige aanpak; kan informatie structureren en bijdragen aan proces- en risicoanalyse.
• Proactieve, dienstverlenende houding; kan intern schakelen tussen verschillende stakeholders en vertrouwelijk omgaan met informatie.
• Ervaring in de publieke sector of inzicht in gemeentelijke governance en administratieve organisatie is een sterke aanbeveling.

Eisen

• Aantoonbare werkervaring met projectondersteuning bij complexe organisatieveranderingen en/of procesverbeteringen.
• Aantoonbare werkervaring met projectplanning, actiebewaking, verslaglegging én voortgangsrapportages.
• Aantoonbare kennis van Mircrosoft 365.
• Aantoonbare werkervaring met opstellen van notities, presentaties én managementinformatie.
• Beschikbaar voor gemiddeld 32 tot 36 uur per week gedurende de gehele opdracht, inclusief eventuele verlengingen.

Wensen

• Aantoonbare kennis van Mircrosoft SharePoint en Excel.
• Aantoonbare werkervaring met projectondersteuning bij complexe organisatieveranderingen en/of procesverbeteringen.
• Aantoonbare werkervaring binnen een gemeentelijke organisatie.

Competenties

• Organiseert werkzaamheden gestructureerd.
• Bewaakt afspraken en zorgt ervoor dat activiteiten, overleggen en deadlines op elkaar aansluiten.
• Anticipeert op wat het project nodig heeft.
• Neemt zelfstandig initiatief om de voortgang te ondersteunen.
• Signaleert ontbrekende informatie, achterblijvende acties en naderende deadlines en komt met voorstellen.
• Legt informatie helder, bondig en zorgvuldig vast.
• Kan overleggen, interviews en werksessies vertalen naar bruikbare verslagen en actielijsten.
• Werkt zorgvuldig.
• Controleert informatie op volledigheid, consistentie en juistheid.
• Kan informatie uit verschillende bronnen verzamelen, ordenen en samenvatten.
• Maakt relevante ontwikkelingen voor de projectleider zichtbaar.
• Werkt gemakkelijk samen met medewerkers, proceseigenaren, projectleden en management.
• Brengt informatie en bijdragen tijdig bij elkaar.
• Is vaardig met gangbare kantoor- en samenwerkingsapplicaties.
• Kan projectinformatie digitaal structureren en beheren.
• Gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
• Begrijpt de verhoudingen binnen de organisatie.
• Weet wanneer informatie moet worden gedeeld of juist beschermd.