Functioneel Beheerder

Concreet voert de Functioneel beheerder de volgende taken uit:

• Evalueren van de functionaliteit van het Content Management systeem en de parafeer app.
• Uitwerken van specificaties (user stories) bij gewenste wijzigingen, coördineren van de invoering van de wijzigingen en coördineren van het testen van gerealiseerde wijzigingen.
• Ondersteunen van de eerstelijns functioneel beheerder bij incidenten en verstoringen.
• Coördineren en managen van organisatorische en technische knelpunten en problemen.
• Onderhouden van contacten en nauw samenwerken met in- en externe leveranciers.
• Aansturen en coördineren van in- en externe leveranciers.
• Formuleren van eisen aan ICT-dienstverlening en beheren van ICT-dienstenovereenkomsten.
• Beheren en bewaken van correct gebruik van het systeem.
• Uitvoeren van risicomanagement en -analyse op het proces in samenwerking met informatiebeveiliging en architectuur.
• Deelname aan projecten die het gebruik van DMS en/of (parafeer)app raken.
• Meewerken aan de afbouw van Content Manager en de migratie van Content Manager naar het nieuwe CSP.

Doel van de functie is zorgen dat Content Manager en de bijbehorende app goed blijven functioneren in de transitie naar het nieuwe CSP. En:

• Faciliteren van optimale aansluiting van informatiesystemen bij bedrijfsprocessen binnen gestelde kaders.
• Aansturen van verschillende leveranciers (Microfocus, DXC, SSC-ICT en SSC-i).
• Bewustzijn van belang van documentmanagementsysteem, werkstromen en anticiperen op veranderingen hierin.
• Meewerken aan de migratie naar het nieuwe CSP.
• Mogelijke inzet op circa 50 andere applicaties binnen de afdeling.

Informatievoorziening is cruciaal voor de organisatie. Het leveren van de juiste informatie op de juiste plek is essentieel voor de continuïteit van processen. Dit geldt ook voor het voorzien van de juiste documenten aan de politieke en ambtelijke top via het huidige documentmanagementsysteem Content Manager (CM) en de daaraan gekoppelde beveiligde (parafeer)app. De stukkenstroom met werkzaamheden zoals het lezen, annoteren en paraferen van documenten vindt steeds vaker buiten reguliere kantoortijden plaats, wat een beroep doet op de flexibiliteit van medewerkers bij problemen. Daarom is uitbreiding van ICT-ondersteuning op deze stukkenstroom nodig. Content Manager is een tool van Microfocus die sinds 2008 wordt ingezet bij het kerndepartement van IenW. Voor goedkeuring op de mobiele telefoon is een aanvullende beveiligde app ontwikkeld door SSC-i, beheerd en uitgerold door SSC ICT. Bij problemen en verstoringen moeten bestuurders tijdig, discreet en juist geholpen worden. Binnen de nieuwe opdracht wordt Content Manager uitgefaseerd en vindt migratie plaats naar het nieuwe CSP, waarbij de medewerker een belangrijke rol speelt.