Interim Kwartiermaker Kabinetszaken

Functie

Binnen Kabinetszaken komen verschillende werkzaamheden samen: bestuurlijke ondersteuning, representatie, protocol, communicatie, planning, evenementen, financiële beheersing en samenwerking met andere organisatieonderdelen.

De dagelijkse werkzaamheden gaan onverminderd door, terwijl tegelijkertijd behoefte bestaat aan meer structuur in onder andere:

• taak- en rolverdeling;
• eigenaarschap;
• planning en prioritering;
• overlegstructuren;
• werkprocessen;
• financieel overzicht;
• samenwerking met aanpalende teams;
• kennisborging en continuïteit.

Het doel van de opdracht is om Kabinetszaken in de periode tot en met 31 december 2026 te stabiliseren, structureren en professionaliseren, zodat een heldere en overdraagbare basis ontstaat voor de verdere inrichting van het kabinet. De kwartiermaker brengt de bestaande situatie in kaart, ontwikkelt een passende inrichting en zorgt ervoor dat overeengekomen verbeteringen gedurende de opdrachtperiode daadwerkelijk worden ingevoerd.

De opdracht is daarmee nadrukkelijk gericht op kwartiermaken: analyseren, adviseren, implementeren, structureren en borgen.

De opdracht betreft geen structurele invulling van een reguliere functie. De inzet is tijdelijk en gericht op het realiseren van een concreet verander- en verbeterresultaat.

De eerste fase staat volledig in het teken van het analyseren, structureren, verbeteren en waar mogelijk implementeren van de werkwijze binnen Kabinetszaken.

Uiterlijk in de eerste fase is een analyse opgeleverd van:

• huidige taak- en rolverdeling;
• eigenaarschap van werkzaamheden;
• planning en prioritering;
• overlegstructuur;
• werkprocessen;
• budgettering en financiële sturing;
• samenwerking met aanpalende teams;
• kwetsbaarheden in continuïteit en kennisborging.

De analyse bevat een duidelijke beschrijving van knelpunten, overlap, hiaten en verbetermogelijkheden.

Op basis van de analyse wordt een concreet en uitvoerbaar advies opgeleverd voor de verdere inrichting van Kabinetszaken.

Het advies bevat minimaal:

• voorgestelde taak- en rolverdeling;
• duidelijke verantwoordelijkheden en eigenaarschap;
• voorstel voor overleg- en afstemmingsstructuur;
• planning- en prioriteringssystematiek;
• inrichting van financieel overzicht en budgetbewaking;
• samenwerkingsafspraken met betrokken teams;
• voorstel voor kennisborging en continuïteit;
• prioriteiten voor een eventuele vervolgfase.

De kwartiermaker beperkt zich niet tot het schrijven van een advies. Waar besluitvorming binnen de opdrachtperiode plaatsvindt, worden overeengekomen verbeteringen direct geïmplementeerd.

Uiterlijk 31 december 2026 zijn daarom:

• nieuwe of aangescherpte werkafspraken ingevoerd;
• rollen en verantwoordelijkheden waar mogelijk vastgelegd;
• een werkbaar overleg- en planningsritme ingericht;
• eigenaarschap van terugkerende werkzaamheden inzichtelijk;
• een werkbare systematiek voor prioriteiten en voortgang beschikbaar;
• eerste verbeteringen in de samenwerking met andere organisatieonderdelen gerealiseerd.

Voor Kabinetszaken is een werkbare systematiek beschikbaar waarmee:

• beschikbare budgetten inzichtelijk zijn;
• uitgaven kunnen worden gevolgd;
• financiële verplichtingen tijdig zichtbaar zijn;
• periodiek kan worden gestuurd op budget en prioriteiten.

Aan het einde van de eerste fase ligt een overdraagbaar dossier met:

• analyse;
• verbeterplan;
• gerealiseerde verbeteringen;
• vastgelegde werkafspraken;
• rollen en verantwoordelijkheden;
• planning- en overlegstructuur;
• financieel overzicht;
• resterende aandachtspunten;
• advies voor de vervolgfase.

Het resultaat moet de organisatie in staat stellen om op basis hiervan zelfstandig verder te werken en een onderbouwde keuze te maken over eventueel vervolg.

Profiel

De opdrachtnemer voert de opdracht zelfstandig uit en bepaalt binnen de overeengekomen kaders zelf de aanpak, volgorde en wijze van uitvoering.

Afstemming met medewerkers, teamleider, burgemeester en andere betrokkenen vindt uitsluitend plaats voor zover noodzakelijk voor het realiseren en toetsen van de opdrachtresultaten.

De opdrachtnemer kan gedurende de kwartiermakersfase waar noodzakelijk tijdelijk inhoudelijke werkzaamheden uitvoeren om processen daadwerkelijk te kunnen analyseren, toetsen en verbeteren.

… lees de volledige omschrijving bij Tender Link.