Projectsecretaris

Gemeente Hellendoorn
Werken voor de gemeente Hellendoorn betekent werken voor een bruisende gemeente. Dagelijks zetten we ons met elkaar in voor 36.000 inwoners die wonen in één van onze buurtschappen of kernen. Onze gemeente ligt op een bijzonder plekje in het hart van Overijssel in het prachtige decor van het Nationaal Park de Sallandse Heuvelrug en het Reggedal.

Om 36.000 inwoners van dienst te kunnen zijn is onze organisatie groot genoeg om alle disciplines in huis te hebben, maar klein genoeg om wendbaar te zijn. Dit merk je in je werk; als je iets wilt regelen is er vaak maar één telefoontje nodig om de juiste collega te spreken te krijgen.

Bij binnenkomst merk je al gauw dat er een informele sfeer heerst, collega’s maken makkelijk een praatje. Met elkaar werken we aan de toekomst van Hellendoorn.

Over het project
Voor het project Duurzame Gemeentelijke Opvang (verder: DGO) asiel en de huisvesting van Oekraïense ontheemden en statushouders zoeken wij een projectsecretaris.

Het project heeft als uiteindelijk doel:

• De realisatie van Duurzame Gemeentelijke Opvang voor asielzoekers;

• De realisatie van duurzame huisvesting voor Oekraïners en statushouders.

Het is een dynamische omgeving met veel verschillende stakeholders, strakke deadlines en een hoog bestuurlijk en maatschappelijk belang.

De opdracht bestaat uit
De opdrachtnemer wordt ingezet voor het opleveren van projectmatige ondersteuningsproducten ten behoeve van het programma Duurzame Gemeentelijke Opvang (DGO), gericht op de realisatie van opvangvoorzieningen voor asielzoekers en duurzame huisvesting voor Oekraïense ontheemden en statushouders. De opdracht omvat onder andere:

• Het opstellen en opleveren van een actueel projectbeheersingsdossier, bestaande uit onder meer planningen, mijlpalenoverzichten, actielijsten en risicoregisters;
• Het voorbereiden en opleveren van vergaderproducten ten behoeve van project- en stuurgroepbijeenkomsten, waaronder agenda's, besluitenlijsten en verslaglegging;
• Het opstellen en opleveren van voortgangsrapportages, memo's, presentaties en andere projectdocumentatie ter ondersteuning van besluitvorming;
• Het inrichten, actualiseren en opleveren van een gestructureerd projectarchief conform de vooraf gestelde gemeentelijke richtlijnen;
• Het opleveren van stakeholderoverzichten, communicatiedocumenten en informatiesets ten behoeve van de projectorganisatie.

Resultaat
De opdracht is succesvol uitgevoerd wanneer:

• Een volledig en actueel projectbeheersingsdossier is opgeleverd gedurende de looptijd van de opdracht;

• De afgesproken projectdocumentatie tijdig, volledig en inhoudelijk onderbouwd beschikbaar is gesteld voor bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming;

• Vergader- en besluitvormingsdocumenten conform planning zijn opgeleverd;

• Het projectarchief compleet, toegankelijk en volgens de overeengekomen richtlijnen is ingericht en overgedragen;

• Alle overeengekomen producten uiterlijk op de afgesproken momenten zijn opgeleverd, zodat de projectorganisatie de vervolgstappen zelfstandig kan uitvoeren.

De opdrachtnemer bepaalt zelf op welke wijze deze resultaten worden gerealiseerd.

Randvoorwaarden

• De opdrachtnemer voert de opdracht zelfstandig en voor eigen rekening en risico uit;
• De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de eigen inrichting van werkzaamheden, planning, werkwijze en inzet van middelen;
• Afstemming met betrokken stakeholders vindt uitsluitend plaats voor het verkrijgen van noodzakelijke informatie en het toetsen van eindproducten;
• De opdrachtgever stuurt niet op de uitvoering van de werkzaamheden, maar beoordeelt uitsluitend de opgeleverde resultaten;
• De opdrachtnemer maakt geen onderdeel uit van de lijnorganisatie, vervangt geen medewerker en ontvangt geen hiërarchische aansturing;

… lees de volledige omschrijving bij De Publieke Partner.