Specialist Informatievoorziening En Archiefbeheer

Over de opdracht

Belasting Samenwerking Rivierenland (BSR) zoekt tijdelijke externe expertise voor een krachtige versnellingsaanpak informatiehuishouding en archiefbeheer in 2026. Aanleiding is het Jaarverslag Archieftoezicht 2025 van het Regionaal Archief Rivierenland, waaruit blijkt dat BSR stappen zet, maar dat verdere versterking nodig is op personele borging en invulling van archiefwettelijke taken en verantwoordelijkheden zoals vernietiging, overbrenging en vervanging. De nadruk ligt op het borgen van duurzame toegankelijkheid vanaf moment van opstellen of ontvangen van documenten, alsmede het opstellen van een overzicht informatiehuishouding en het inrichten van beheermaatregelen voor categorieën documenten.

De professional stelt een praktisch verbeterplan informatiehuishouding op en brengt dit plan direct in uitvoering. De werkzaamheden bestaan onder meer uit het opstellen van een verbeterplan op basis van eerdere aanbevelingen (met prioriteit, actie, resultaat, eigenaar en planning), het uitvoeren of begeleiden van urgente verbetermaatregelen rond digitaal informatiebeheer, duurzame archivering, metadata, bewaartermijnen, vernietiging en overbrenging. Daarnaast maakt de professional de informatiehuishouding inzichtelijk (werkprocessen, documentstromen, applicaties, opslaglocaties, autorisaties, proceseigenaren en risico's) en onderzoekt en verbetert archiveringsfunctionaliteiten in procesapplicaties en opslaglocaties, waaronder netwerkschijven, SharePoint en zaaksysteem.

De opdracht omvat tevens het opstellen of actualiseren van praktische afspraken, werkinstructies en beleid over dossiervorming, dossiereigenaarschap, bestandsnaamgeving, versiebeheer en autorisaties, het ondersteunen bij toepassing van selectielijsten en voorbereiding van vernietigingslijsten conform archiefwettelijke taken, het uitwerken van een passend metagegevensschema (waarbij MDTO als uitgangspunt kan dienen), het adviseren over vervanging en hybride archiefvorming, het opstellen van conversie- en migratieprotocollen, en het inrichten van kwaliteitszorg voor informatiebeheer inclusief monitoring en voortgangsrapportage. Tot slot bereidt de professional BSR voor op de Archiefwet 2026 en de verkorting van de overbrengingstermijn, en draagt kennis over aan medewerkers en management zodat verbeteringen na afloop geborgd kunnen worden. De professional werkt nauw samen met auditor, beleidsadviseur, ICT, CISO, FG, procesbeheerders, management en het Regionaal Archief Rivierenland.