Ambtelijk secretaris Ondernemingsraad

Opdrachtomschrijving

Voor Stichting Kennisnet in Zoetermeer ondersteun je de ondernemingsraad (OR) als ambtelijk secretaris. Je zorgt ervoor dat de OR goed voorbereid aan tafel zit en dat afspraken en besluiten zorgvuldig worden vastgelegd en opgevolgd. Je stemt je werkzaamheden af met de voorzitter en de overige OR-leden en houdt overzicht over de lopende dossiers.

Je bereidt vergaderingen voor door in afstemming met de voorzitter de agenda op te stellen, bespreekpunten te verzamelen en vergaderstukken tijdig beschikbaar te maken. Tijdens en na vergaderingen leg je afspraken en besluiten helder vast in notulen, besluiten- en actielijsten. Je bewaakt de voortgang en deadlines en spreekt betrokkenen aan op gemaakte afspraken.

Daarnaast stel je op basis van aangeleverde informatie en de inbreng van OR-leden conceptadviezen, reacties op instemmingsverzoeken en andere formele OR-documenten op. Je beheert de lopende dossiers en zorgt voor een actuele, overzichtelijke en toegankelijke vastlegging van stukken in de Teams- en SharePoint-omgeving. Door ontbrekende informatie, procedurele aandachtspunten en knelpunten tijdig te signaleren, ondersteun je de OR proactief en doe je concrete voorstellen voor verbetering.

Gevraagd profiel

Stichting Kennisnet zoekt een zelfstandige en zorgvuldige ambtelijk secretaris die het OR-proces bewaakt en werkzaamheden actief oppakt. Je werkt gestructureerd, houdt overzicht over verschillende dossiers en zorgt dat afspraken en acties aantoonbaar worden opgevolgd.

Je kunt zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie en begrijpt het onderscheid tussen procesondersteuning en inhoudelijke besluitvorming: jij ondersteunt en bewaakt het proces, terwijl de inhoudelijke standpuntbepaling en besluitvorming bij de OR blijven. Je communiceert duidelijk met de voorzitter, OR-leden en andere betrokkenen en neemt zelfstandig actie wanneer informatie ontbreekt of voortgang daarom vraagt.

Eisen

• Opleidingsniveau: HBO
• Aantoonbare ervaring als ambtelijk secretaris van een ondernemingsraad, waaronder het zelfstandig voorbereiden van vergaderingen en bewaken van acties en termijnen
• Praktische kennis van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) en ervaring met advies- en instemmingstrajecten
• Ervaring met het schrijven van notulen, conceptadviezen en andere formele OR- correspondentie. Je schrijft helder en onderscheidt hoofd- van bijzaken
• Een zelfstandige, proactieve werkwijze: je stelt prioriteiten, houdt overzicht en spreekt mensen aan op afspraken
• Ervaring met digitaal documentbeheer, bij voorkeur in Microsoft Teams en Sharepoint, en een zorgvuldige omgang met vertrouwelijke informatie

Wensen

• Kennis en ervaring als ambtelijk secretaris bij voorkeur binnen een OR