Executive Assistant

Voor Vanderlande zijn we tijdelijk op zoek naar een Executive Assistant voor de CHRO

De positie

Wij zijn op zoek naar een zeer georganiseerde, proactieve en betrouwbare professional die executive ondersteuning biedt aan de Chief Human Resources Officer (CHRO) en diverse HR Function Leaders. In deze rol ben je meer dan een traditionele Executive Assistant. Je bent een vertrouwde sparringpartner voor het HR Leadership Team en helpt leiders zich te richten op strategische prioriteiten door structuur, coördinatie en continuïteit te bieden in een internationale en dynamische werkomgeving.

Je voelt je prettig bij het beheren van meerdere prioriteiten tegelijk, werkt zelfstandig en weet vertrouwelijk om te gaan met complexe situaties. Je anticipeert op behoeften, stemt af met verschillende stakeholders en zorgt ervoor dat belangrijke acties en afspraken worden opgevolgd. Daarnaast werk je nauw samen met het HR PMO-team ter ondersteuning van HR-initiatieven, leiderschapsactiviteiten en evenementen.

Dit betreft een tijdelijke functie ter vervanging van zwangerschapsverlof, waarin je de kans krijgt om nauw samen te werken met senior HR-leiders en brede ervaring op te doen binnen een internationale HR-organisatie.

Jouw verantwoordelijkheden

• Beheren van complexe agenda’s, vergaderingen en internationale reisplanningen voor de CHRO en HR Function Leaders.
• Coördineren van leiderschapsvergaderingen, workshops, offsites en andere HR-evenementen, zoals webinars, updates en functionele bijeenkomsten.
• Verantwoordelijk zijn voor de opvolging van acties, besluiten en afspraken, zodat deze tijdig worden afgerond en afgestemd zijn met alle betrokken stakeholders.
• Opstellen van agenda’s, presentaties, briefingdocumenten en vergadermateriaal.
• Fungeren als de ogen en oren van de organisatie door ontwikkelingen, behoeften van stakeholders en kansen die invloed kunnen hebben op prioriteiten en besluitvorming tijdig te signaleren.
• Optreden als belangrijk aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders en actief verbindingen leggen tussen mensen, informatie en activiteiten.
• Een sleutelrol vervullen binnen de HR Communicatie Governance en bijdragen aan effectieve en efficiënte HR-communicatie binnen de organisatie.
• Ondersteunen van governanceprocessen en communicatie op directie- en managementniveau.
• Vertrouwelijke en gevoelige informatie zorgvuldig, integer en professioneel behandelen.
• Nauw samenwerken met het HR PMO-team op het gebied van HR-projecten, leiderschapsactiviteiten en andere initiatieven.
• Actief kansen signaleren om planning, samenwerking, communicatie en leiderschapseffectiviteit binnen de HR-organisatie verder te verbeteren.

Wat breng jij

Wat breng je mee?

• Meerdere jaren ervaring als Executive Assistant, Management Assistant of in een vergelijkbare ondersteunende functie.
• Een achtergrond in HR of ervaring binnen een HR-omgeving is een pré.
• Ervaring met het ondersteunen van senior leiders binnen een internationale omgeving.
• Sterke organisatorische en planningsvaardigheden met oog voor detail.
• Het vermogen om meerdere prioriteiten tegelijkertijd te managen zonder concessies te doen aan kwaliteit.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in zowel het Nederlands als het Engels, mondeling en schriftelijk.
• Goede kennis van Microsoft 365, waaronder Outlook, Teams, PowerPoint en Excel.
• Een hoge mate van integriteit, discretie en professionaliteit.
• Een servicegerichte instelling gecombineerd met een proactieve en hands-on mentaliteit.