Projectmanagement Ondersteuner

Let op: deze aanvraag is niet bedoeld voor zzp'ers.

In het kader van het traject VIP, Vervanging Infra Posten, wil SSC-ICT de rol van Project Management Ondersteuner (PMO) invullen. Het project behelst het vervangen van de ICT-infrastructuur op de 160 buitenlandse posten van het ministerie van Buitenlandse Zaken. Daartoe loopt een programma dat zorgt voor logistiek, techniek en organisatie.

Van belang is dat de posten maximaal worden ontzorgd, dat de communicatie volstrekt duidelijk is en dat er efficiënt wordt gereisd naar en tussen posten. Daarnaast dient de informatievoorziening naar de collega’s die afreizen helder en compleet te zijn. Binnen de werkzaamheden ligt een accent op het volgens planning, tijdig en efficiënt bepalen en boeken van de beste reizen voor het team dat op de post de werkzaamheden gaat uitvoeren.

Taken en verantwoordelijkheden

• Onderhouden van het communicatieplan en de communicatiematrix, waaronder duidelijke afstemming over wat, wanneer en op welke manier gecommuniceerd moet worden.
• Verzorgen van interne en externe communicatie: to-the-point en tijdig.
• Ondersteunen bij technische overleggen. Diepgaande ICT-kennis is niet noodzakelijk, maar het stellen van de juiste vragen op het juiste moment is belangrijk.
• Verzorgen van stukken voor de stuurgroep, waaronder agenda’s, verslagen en rapportages.
• Organiseren van projectdocumentatie ten behoeve van de projectadministratie en verantwoording, mede voor interne en externe audits.
• Opstellen van voortgangsrapportages en financiële rapportages. De inhoud is beschikbaar in de systemen; deze gegevens moeten worden verwerkt in duidelijke rapportages.
• Opstellen en onderhouden van dashboards voor stakeholders en de stuurgroep.
• Beheren en bijhouden van projectgegevens in de gebruikte projectadministratie- en samenwerkingssystemen.
• Boeken van reizen en aanvragen van visa, inclusief het bewaken van de voortgang van aanvragen.

Het is zeer belangrijk dat de kandidaat ruime ervaring heeft met het zelfstandig organiseren van complexe internationale reizen en kan beoordelen welke keuzes wenselijk zijn op het gebied van geld, tijd en praktische uitvoerbaarheid. Binnen dit project moet met meer factoren rekening worden gehouden dan alleen het budget en acceptabele vluchttijden.

Beschrijf in de aanbieding concrete voorbeelden waaruit blijkt dat de kandidaat deze werkzaamheden begrijpt en eerder zelfstandig heeft uitgevoerd.

Aandachtspunten bij het plannen van reizen

• Combinatiereizen waarbij twee posten na elkaar worden bezocht, terwijl niet ieder teamlid hetzelfde reisschema heeft. Soms wordt een teamlid extra ingevlogen vanwege specifieke expertise of de omvang van een post.
• Het inplannen van een rustdag na een lange reis.
• Het overdragen van de benodigde toegangsmiddelen op de post direct na aankomst. Waar mogelijk vindt aankomst plaats op een normaal tijdstip en niet laat in de avond of ’s nachts.
• Afstemming van de planning op de werkzaamheden op de post, waaronder voorbereiding, migratie op de afgesproken dag en voldoende tijd voor nazorg.

Over SSC-ICT

Om de ministeries goed te blijven bedienen, ontwikkelt SSC-ICT zich voortdurend. Dit gebeurt in interactie met de klanten en ministeries. SSC-ICT is ICT-dienstverlener van en voor het Rijk en werkt aan publieke taken en grootschalige projecten.

Het ontstaan van SSC-ICT

Aan het begin van dit millennium verzorgden alle ministeries zelfstandig en onafhankelijk van elkaar de ICT-werkplekken voor hun ambtenaren.

… lees de volledige omschrijving bij De Publieke Partner.