Bestuurssecretaresse

Voor onze directe eindklant, Hogeschool Rotterdam, waar wij single preferred supplier zijn, zijn wij op zoek naar een bestuurssecretaresse. Als bestuurssecretaresse ben jij verantwoordelijk voor het agenda- en mailboxbeheer van het bestuurslid/de bestuursleden. Ook verzorg jij de uitvoering van de administratieve en secretariële ondersteuning voor het CvB en de bestuurssecretarissen. Je zorgt dat deelnemers aan vergaderingen hun stukken tijdig ontvangen, draagt zorg voor correspondentie, beantwoordt e-mail, en doet tekstvoorstellen voor berichtgeving en brieven of redigeert deze. Als bestuurssecretaresse ben jij het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten van het CvB (telefonisch, per mail en bezoekers).

Kortom, jij bent het visitekaartje van het CvB! In deze rol ben je verantwoordelijk voor het opstellen van jaarplanningen voor diverse vergaderingen en bijeenkomsten. Je maakt hierover afspraken met alle belanghebbenden, zowel intern als extern. Ook werk jij samen met de bestuurssecretarissen bij het voorbereiden, notuleren en afronden van overleggen, denk hierbij aan de CvB vergaderingen, directeuren- en bilaterale overleggen en de vergaderingen van de Raad van Toezicht. Tot slot denk je mee over project- en procesondersteuning waarbij je de administratieve en secretariële werkzaamheden voor het CvB evalueert om vervolgens verbetervoorstellen te doen. Het team Als team ondersteunen jullie het College van Bestuur (CvB) dat bij Hogeschool Rotterdam uit drie leden bestaat: een voorzitter en twee leden.

Je focus als bestuurssecretaresse ligt bij de ondersteuning van één van de leden, maar je werkt ook voor het college als geheel en voor de bestuurssecretarissen met wie je, samen met twee andere bestuurssecretaresses één team vormt. Samen ontzorgen en adviseren jullie het CvB, zodat zij zich volledig kunnen richten op het besturen van de hogeschool. Het e-mailadres van de aangeboden professional gebruiken we om een uniek profiel aan te maken in ons systeem en om deze persoon later uit te nodigen voor een kennismakingsgesprek. Pro-Act IT neemt nooit rechtstreeks contact op zonder akkoord van de accountmanager. Reversed billing stroomlijnt het facturatieproces op een manier waar we allemaal beter van worden: Nee, wij werken altijd direct samen met de eindklant.

Onze ervaring op het gebied van IT in de sectoren overheid, zorg, onderwijs en corporate business, onderscheidt ons op de markt. Daarnaast is onze persoonlijke aandacht voor de mensen waarmee we werken een onderscheidend vermogen. We begrijpen daardoor goed wat de behoeften zijn van alle partijen en bouwen vertrouwde langetermijnrelaties op. Ja, bij aanvang van de samenwerking maken we hier samen afspraken over.