Interim Kwartiermaker Kabinetszaken

Functie
Kwartiermaker Kabinetszaken

Doel van de opdracht
Doel: Kabinetszaken stabiliseren, structureren en professionaliseren zodat er een heldere en overdraagbare basis ontstaat voor de verdere inrichting van het kabinet. Je brengt de bestaande situatie in kaart, ontwikkelt een passende inrichting en zorgt dat overeengekomen verbeteringen daadwerkelijk worden ingevoerd.

Rol en inzet
Je voert de opdracht zelfstandig uit en bepaalt binnen afgesproken kaders zelf de aanpak, volgorde en wijze van uitvoering. De inzet is tijdelijk en gericht op het realiseren van een concreet verander- en verbeterresultaat.

Gevraagde resultaten

Analyse huidige situatie — Een analyse van taak- en rolverdeling, eigenaarschap, planning en prioritering, overlegstructuur, werkprocessen, budgettering en financiële sturing, samenwerking met aanpalende teams en kwetsbaarheden in continuïteit en kennisborging. De analyse bevat knelpunten, overlap, hiaten en verbetermogelijkheden.

Advies toekomstige inrichting Kabinetszaken — Een concreet en uitvoerbaar advies met minimaal voorgestelde taak- en rolverdeling, verantwoordelijkheden en eigenaarschap, voorstel voor overleg- en afstemmingsstructuur, planning- en prioriteringssystematiek, inrichting van financieel overzicht en budgetbewaking, samenwerkingsafspraken, voorstel voor kennisborging en continuïteit, en prioriteiten voor eventuele vervolgfase.

Implementatie eerste verbetermaatregelen — Waar besluitvorming plaatsvindt voer je verbeteringen direct door: invoeren of aanscherpen van werkafspraken, vastleggen van rollen en verantwoordelijkheden waar mogelijk, inrichten van werkbaar overleg- en planningsritme, inzichtelijk maken van eigenaarschap, beschikbaar maken van systematiek voor prioriteiten en voortgang, en realiseren van eerste verbeteringen in samenwerking met andere organisatieonderdelen.

Financieel overzicht en beheersing — Een werkbare systematiek waarmee beschikbare budgetten inzichtelijk zijn, uitgaven gevolgd kunnen worden, financiële verplichtingen tijdig zichtbaar zijn en periodiek gestuurd kan worden op budget en prioriteiten.

Borging en overdracht — Een overdraagbaar dossier met analyse, verbeterplan, gerealiseerde verbeteringen, vastgelegde werkafspraken, rollen en verantwoordelijkheden, planning- en overlegstructuur, financieel overzicht, resterende aandachtspunten en advies voor een eventuele vervolgfase, zodat de organisatie zelfstandig verder kan werken.

Inhoudelijke werkzaamheden

Gesprekken voeren met betrokken medewerkers en stakeholders
Bestaande werkprocessen en documenten analyseren
Taken, verantwoordelijkheden en eigenaarschap inzichtelijk maken
Knelpunten in samenwerking en werkprocessen analyseren
Verbetermaatregelen ontwikkelen
Werkprocessen, formats en overlegstructuren ontwerpen
Implementatie van verbetermaatregelen begeleiden
Budgetten en werkzaamheden inzichtelijk maken
Kennisoverdracht organiseren
Adviseren van teamleiding en andere betrokkenen

Vereiste praktijkkennis
Je hebt aantoonbare kennis van de dagelijkse kabinetspraktijk, waaronder ervaring met:

Representatieve en protocollaire ondersteuning
Koninklijke onderscheidingen
Officiële ontvangsten en bestuurlijke bijeenkomsten
Herdenkingen en ceremoniële activiteiten
Bestuurlijke speeches en teksten
Voorbereiding en begeleiding van activiteiten van burgemeester en/of wethouders

Zelfstandigheid en uitvoering

Je bepaalt zelfstandig de wijze waarop de overeengekomen resultaten worden gerealiseerd en organiseert je eigen werkzaamheden en planning. Je wordt niet aangestuurd op aanwezigheid of dagelijkse uitvoering en ontvangt geen hiërarchische leiding. Je legt periodiek verantwoording af over voortgang en resultaten en wordt beoordeeld op de overeengekomen deliverables. OrganisatieBarneveld groeit. We zetten ons in voor wat onze inwoners en ondernemers belangrijk vinden. Logisch, want we zijn er voor elkaar. Groei brengt ook uitdagingen met zich mee. Dat maakt het spannend en boeiend. Daarom kunnen we jouw kennis, ervaring en ideeën goed gebruiken. Want jij kunt het verschil maken. En wij bieden jou fijne collega's, een leuke werksfeer en aandacht voor balans en privé.

… lees de volledige omschrijving bij 1UPPLY.