Interim Kwartiermaker Kabinetszaken

Functie

Kwartiermaker Kabinetszaken

Doel van de opdracht

Doel: Kabinetszaken stabiliseren, structureren en professionaliseren zodat er een heldere en overdraagbare basis ontstaat voor de verdere inrichting van het kabinet. Je brengt de bestaande situatie in kaart, ontwikkelt een passende inrichting en zorgt dat overeengekomen verbeteringen daadwerkelijk worden ingevoerd.

Rol en inzet

Je voert de opdracht zelfstandig uit en bepaalt binnen afgesproken kaders zelf de aanpak, volgorde en wijze van uitvoering. De inzet is tijdelijk en gericht op het realiseren van een concreet verander- en verbeterresultaat.

Gevraagde resultaten

• Analyse huidige situatie — Een analyse van taak- en rolverdeling, eigenaarschap, planning en prioritering, overlegstructuur, werkprocessen, budgettering en financiële sturing, samenwerking met aanpalende teams en kwetsbaarheden in continuïteit en kennisborging. De analyse bevat knelpunten, overlap, hiaten en verbetermogelijkheden.
• Advies toekomstige inrichting Kabinetszaken — Een concreet en uitvoerbaar advies met minimaal voorgestelde taak- en rolverdeling, verantwoordelijkheden en eigenaarschap, voorstel voor overleg- en afstemmingsstructuur, planning- en prioriteringssystematiek, inrichting van financieel overzicht en budgetbewaking, samenwerkingsafspraken, voorstel voor kennisborging en continuïteit, en prioriteiten voor eventuele vervolgfase.
• Implementatie eerste verbetermaatregelen — Waar besluitvorming plaatsvindt voer je verbeteringen direct door: invoeren of aanscherpen van werkafspraken, vastleggen van rollen en verantwoordelijkheden waar mogelijk, inrichten van werkbaar overleg- en planningsritme, inzichtelijk maken van eigenaarschap, beschikbaar maken van systematiek voor prioriteiten en voortgang, en realiseren van eerste verbeteringen in samenwerking met andere organisatieonderdelen.
• Financieel overzicht en beheersing — Een werkbare systematiek waarmee beschikbare budgetten inzichtelijk zijn, uitgaven gevolgd kunnen worden, financiële verplichtingen tijdig zichtbaar zijn en periodiek gestuurd kan worden op budget en prioriteiten.
• Borging en overdracht — Een overdraagbaar dossier met analyse, verbeterplan, gerealiseerde verbeteringen, vastgelegde werkafspraken, rollen en verantwoordelijkheden, planning- en overlegstructuur, financieel overzicht, resterende aandachtspunten en advies voor een eventuele vervolgfase, zodat de organisatie zelfstandig verder kan werken.

Inhoudelijke werkzaamheden

• Gesprekken voeren met betrokken medewerkers en stakeholders
• Bestaande werkprocessen en documenten analyseren
• Taken, verantwoordelijkheden en eigenaarschap inzichtelijk maken
• Knelpunten in samenwerking en werkprocessen analyseren
• Verbetermaatregelen ontwikkelen
• Werkprocessen, formats en overlegstructuren ontwerpen
• Implementatie van verbetermaatregelen begeleiden
• Budgetten en werkzaamheden inzichtelijk maken
• Kennisoverdracht organiseren
• Adviseren van teamleiding en andere betrokkenen

Vereiste praktijkkennis

Je hebt aantoonbare kennis van de dagelijkse kabinetspraktijk, waaronder ervaring met:

• Representatieve en protocollaire ondersteuning
• Koninklijke onderscheidingen
• Officiële ontvangsten en bestuurlijke bijeenkomsten
• Herdenkingen en ceremoniële activiteiten
• Bestuurlijke speeches en teksten
• Voorbereiding en begeleiding van activiteiten van burgemeester en/of wethouders

Zelfstandigheid en uitvoering

• Je bepaalt zelfstandig de wijze waarop de overeengekomen resultaten worden gerealiseerd en organiseert je eigen werkzaamheden en planning.
• Je wordt niet aangestuurd op aanwezigheid of dagelijkse uitvoering en ontvangt geen hiërarchische leiding.
• Je legt periodiek verantwoording af over voortgang en resultaten en wordt beoordeeld op de overeengekomen deliverables.

Eisen

• Een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelorniveau
• Aantoonbare werkervaring met de dagelijkse praktijk van een bestuurlijk
  kabinet, bestuurssecretariaat bij een gemeente, provincie of waterschap
• Aantoonbare werkervaring met bestuurlijke communicatie, speechwriting,
  representatie of protocollaire ondersteuning van een bestuurder binnen een
  overheidsorganisatie

… lees de volledige omschrijving bij GreenPepper.