Secretaresse NPRZ - Directie Bestuurszaken

Als secretaresse voor ons kleine, hechte team werk je aan één van de meest complexe grootstedelijke opgaven van deze tijd en krijg je energie om in een dynamische omgeving te functioneren. Je bewaakt overzicht in een omgeving vol grote stedelijke vraagstukken en zorgt dat processen blijven lopen, ook wanneer het tempo omhoog gaat. Met jouw zorgvuldigheid en organisatietalent leg je een stevige basis onder projecten, ontmoetingen en samenwerkingen.Jouw functieAls secretaresse:Ben je verantwoordelijk voor het plannen en beheren van de agenda's van de directeur en van de adviseurs van het programmabureau;Ben je gastheer/gastvrouw van het programmabureau en ben je medeverantwoordelijk voor de gastvrije ontvangst van de gasten;Beheer je de telefoon van het programmabureau;Ben je verantwoordelijk voor het maken van reserveringen en het regelen van ontvangsten;Ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken zoals voorraadbeheer, facilitaire zaken en het bestellen van kantoorartikelen en het mede onderhouden van contacten met de financiële administratie van de gemeente Rotterdam;Maak je in voorkomende gevallen notulen en actielijsten van vergaderingen;Onderhoud je functionele contacten met interne en externe partners en ben je verantwoordelijk voor beheer van het relatiebestand van het programmabureau;Ondersteun je het team van adviseurs met werkzaamheden rond werkbezoeken en verzorgen van presentaties;Ben je verantwoordelijk voor het beheren van de algemene inbox van het programmabureau en verzorg je de dagelijkse correspondentie.