Interim Directiesecretaresse / Managementassistent (16 uur)

Voor een organisatie in de culturele sector zoeken we een ervaren directiesecretaresse / managementassistent voor een tijdelijke opdracht van 16 uur per week. De organisatie ondersteunt culturele deelname en maakt initiatieven in de sector mogelijk. Als rechterhand van de directeur-bestuurder en het managementteam zorg je dat afspraken, vergaderingen en dagelijkse werkzaamheden soepel verlopen, zodat zij zich op hun kerntaken kunnen richten. Je brengt structuur in een veelzijdige omgeving, schakelt gemakkelijk tussen verschillende verzoeken en houdt ook bij een volle agenda overzicht. Met jouw nauwkeurigheid en proactieve aanpak ben je een onmisbare schakel in de ondersteuning van de organisatie.

Wat houdt de functie in?

Je verzorgt de secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning van de directeur-bestuurder en managers. Zo creëer je overzicht en zorg je dat afspraken, vergaderingen en actiepunten goed worden voorbereid en opgevolgd.

• Je beheert de agenda van de directeur-bestuurder en plant complexe afspraken zorgvuldig in.

• Je ondersteunt managers bij uiteenlopende administratieve en organisatorische werkzaamheden.

• Je bereidt vergaderingen en bijeenkomsten voor en organiseert deze, zodat deelnemers over de benodigde informatie beschikken.

• Je notuleert vergaderingen en bewaakt de gemaakte afspraken en actiepunten.

• Je verzorgt correspondentie en houdt documenten en administratieve informatie overzichtelijk en toegankelijk.

• Je ondersteunt waar nodig bij facilitaire werkzaamheden en helpt zo het dagelijkse werk soepel te laten verlopen.

Wie zoeken wij?

Je bent een zelfstandige en proactieve ondersteuner die graag structuur aanbrengt en makkelijk schakelt tussen werkzaamheden en gesprekspartners. Je werkt nauwkeurig, houdt overzicht en stelt de juiste prioriteiten wanneer meerdere zaken tegelijk aandacht vragen.

• Opleidingsniveau: mbo-niveau.

• Je hebt aantoonbare ervaring in een secretariële of managementondersteunende functie; het gevraagde aantal jaren is 5 jaren.

• Je hebt goede kennis van Microsoft 365 en ervaring met complex agendabeheer en afsprakenplanning.

• Je kunt vergaderingen voorbereiden en notuleren, en hebt ervaring met correspondentie, documentbeheer en administratieve systemen.

• Je hebt affiniteit met digitale workflows en procesmatig werken.

• Je communiceert helder, zowel mondeling als schriftelijk, en stemt je aanpak af op verschillende gesprekspartners.

• Je werkt zelfstandig en proactief, houdt overzicht bij wisselende werkzaamheden en stelt prioriteiten zorgvuldig.

• Taaleisen: een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Ook freelancers zijn welkom!

Deze opdracht staat eveneens open voor freelancers. Houd hierbij rekening met een maximaal all-in uurtarief van € 60,- exclusief btw. Wij werken met goedgekeurde modelovereenkomsten.