Functioneel beheerder AFAS

ZonMw zoekt een freelance functioneel beheerder AFAS ter ondersteuning van de interne organisatie bij het verder ontwikkelen, optimaliseren en toekomstbestendig maken van de AFAS-inrichting. ZonMw beschikt intern over functioneel beheerkennis van AFAS, maar voor specifieke en complexe vraagstukken is aanvullende specialistische deskundigheid en praktijkervaring vereist die momenteel niet in voldoende mate binnen de organisatie beschikbaar is. Met deze opdracht wordt daarom tijdelijk externe expertise ingekocht.

De opdracht is nadrukkelijk gericht op het leveren van specifieke deskundigheid en expertise, niet op het vervullen van een reguliere formatieplaats of het structureel uitvoeren van werkzaamheden die tot de reguliere taken van de interne functioneel beheerders behoren.

ZonMw werft momenteel een tweede intern functioneel beheerder AFAS binnen de afdeling HR. Wanneer deze functie voldoende is ingewerkt, worden de uren voor externe capaciteit teruggebracht naar gemiddeld 8 uur per week. In de loop van 2027 start een (her)aanbesteding om de huidige HR-tooling opnieuw in de markt uit te vragen, met een beoogde live-gang per 1 januari 2029. Dit kan betekenen dat de behoefte aan deze functie op termijn komt te vervallen.

Werkzaamheden

Je zorgt voor een stabiele en actuele AFAS-omgeving door complexe updates, nieuwe functionaliteiten en releases tijdig te analyseren, te testen en succesvol te implementeren.

• Releases implementeren: je test en implementeert releases binnen de door AFAS gestelde termijn, doorgaans binnen 4 weken na release, met maximaal 2 implementatiegerelateerde incidenten per kwartaal.
• Wet- en regelgeving doorvoeren: je zorgt ervoor dat AFAS te allen tijde voldoet aan de geldende cao Rijk en de arbeidsrechtelijke, sociale en fiscale wet- en regelgeving, door wijzigingen tijdig en correct te vertalen naar de systeeminrichting. Wetswijzigingen voer je door binnen 10 werkdagen na publicatie, of vóór de ingangsdatum indien die eerder bekend is, zonder fouten in de salarisverwerking die herstelacties vereisen.
• Inrichting optimaliseren: je draagt bij aan een efficiënte en foutbestendige AFAS-inrichting door workflows, formulieren, signaleringen en autorisaties continu te optimaliseren en door te ontwikkelen. Je voert minimaal 4 verbetervoorstellen per jaar door; het aantal meldingen en klachten over workflows en autorisaties neemt jaarlijks met 10% af.
• Adviseren: je levert een aantoonbare bijdrage aan de kwaliteit van HR- en salarisprocessen door te adviseren over complexe functionele vraagstukken en deze te vertalen naar een efficiënte en toekomstbestendige inrichting. Adviesaanvragen beantwoord je binnen 5 werkdagen.
• Procesverbeteringen realiseren: je signaleert proactief kansen voor standaardisatie en verdere professionalisering van de AFAS-omgeving en dient minimaal 3 procesverbetervoorstellen per jaar in.
• Toekomstbestendigheid borgen: je draagt aantoonbaar bij aan een AFAS-inrichting die meegroeit met veranderende wet- en regelgeving en organisatiebehoeften. Jaarlijks stel je een roadmap en evaluatie op en realiseer je minimaal 80% van de geplande verbeteracties binnen dat jaar.
• Kennisoverdracht: je draagt specialistische kennis en inzichten structureel over en organiseert minimaal 4 kennisoverdrachtsessies per jaar.