Projectmedewerker programma nieuwkomers aandachtsgebied woo verzoeken en financiële administratie

Omschrijving opdracht

Projectmedewerker programma Nieuwkomers aandachtsgebied WOO verzoeken en financiële administratie.

Takenpakket

1. De projectmedewerker Nieuwkomers met aandachtsgebied WOO-verzoeken zorgt voor de behandeling en uitvoering van WOO-verzoeken van vier gemeenten binnen het programma Nieuwkomers.

Het betreft de op hoofdlijnen de volgende taken:

• Het voorleggen van WOO-verzoeken bij de inhoudelijk betrokken collega’s
• Zorg dragen voor de afstemming met het WOO-team
• Verzamelen van alle benodigde documenten uit de systemen: Join decos, E-mail, teams, etc.
• Eerste selectie en ordening van documenten
• Organisatie en uitvoering van de inhoudelijke beoordeling van WOO verzoeken
• Zorgdragen voor de verdere afhandeling, inclusief waar nodig voorbereiding van collegebesluiten.

1. De projectmedewerker Nieuwkomers met aandachtgebied WOO-verzoeken en financiële administratie zorgt voor het WOO-proef inrichten van alle communicatie en documentatie binnen het programma Nieuwkomers.

Het betreft op hoofdlijnen de volgende taken:

• Het inregelen van een werkwijze waarmee snel gehandeld kan worden als er een WOO-verzoek wordt ingediend over Nieuwkomers. Het betreft onder andere een logische en navolgbare wijze van archiveren van documenten, naamgeving, plek binnen teams etc. Dit met als doel dat alle documenten snel en makkelijk te vinden zijn binnen teams als er een WOO-verzoek binnen komt.
• Het sturen op en ondersteunen van de collega’s binnen het programma Nieuwkomers op het gebruik van de nieuwe werkwijze binnen het programma.
• Het voorstellen en begeleiden van mogelijke pilots op het gebied van afhandeling van WOO-verzoeken binnen het programma Nieuwkomers in afstemming met het Woo team.

1. De projectmedewerker heeft aandachtgebied financiële administratie. De taken spitsen zich daarop toe, echter er kunnen ook taken bij de medewerker belegd worden die in de lijn liggen van een zorgvuldige financiële bedrijfsvoering:

Het betreft op hoofdlijnen de volgende taken:

• Controleren facturen
• Ondersteunen projectleiders en strategen op het aanmaken van verplichtingen
• Ondersteunen projectleiders en strategen op het opvragen en inboeken van prestatieverklaringen.

Competenties

Je bent een ervaren projectmedewerker met een handson mentaliteit. Je bent pro-actief, weet mensen zo ver te krijgen dat ze zich inzetten om de voorgestane werkwijze te hanteren en ondersteun hen daarbij.

• Je werkt nauwkeurig en systematisch met oog voor relevante details.
• Je controleert gegevens, documenten en administratieve registraties op juistheid en volledigheid.
• Je zorgt voor overzichtelijke, consistente en controleerbare vastlegging van informatie.
• Signaleert fouten, afwijkingen en onduidelijkheden en onderneemt tijdig actie.
• Werkt volgen afspraken, procedures en geldende richtlijnen en zorgt ervoor dat ook collega's zo gaan werken.
• Je communiceert helder, verbindend en pro-actief met collega's.
• Neemt verantwoordelijkheid voor de kwaliteit en betrouwbaarheid van eigen werk.
• Bewaakt deadlines en combineert zorgvuldigheid met een efficiënte werkwijze.
• Rapporteert aan de programmamanager op proces en afronding.