Projectondersteuner – Programma Vernieuwing Bedrijfsvoering

Over de opdracht

Voor RET zoeken wij een veelzijdige Projectondersteuner voor het Programma Vernieuwing Bedrijfsvoering.
Binnen dit programma werkt RET aan het slimmer en efficiënter organiseren van de bedrijfsvoering. Werkzaamheden worden gedigitaliseerd, bestaande software wordt gemoderniseerd en processen worden overzichtelijker ingericht.

Als Projectondersteuner vervul je een brede en afwisselende rol waarin je programmamanagers en projectteams ondersteunt bij uiteenlopende administratieve, organisatorische, communicatieve en secretariële werkzaamheden.

De vaste basis van je werkzaamheden bestaat uit het faciliteren van externe inhuur binnen het programma. Je houdt overzicht over de inzet van ingehuurde medewerkers, bewaakt einddata en zorgt ervoor dat nieuwe aanvragen en verlengingen tijdig worden opgestart.

Daarnaast ondersteun je bij interne communicatie, projectadministratie, rapportages, bijeenkomsten en de dagelijkse organisatie van het programma.

Je werkt nauw samen met programmamanagers, projectteams en collega's van verschillende afdelingen. Je weet gemakkelijk te schakelen tussen verschillende werkzaamheden, stelt prioriteiten en zorgt dat afspraken en acties tijdig worden opgepakt.

Wat ga je doen?

Ondersteuning externe inhuur

• Bijhouden van het overzicht van ingehuurde medewerkers en beschikbare resources binnen het programma.
• Bewaken van einddata van inhuurovereenkomsten en tijdig informeren van managers.
• In overleg met managers opstarten en begeleiden van nieuwe inhuuraanvragen en verlengingen.
• Monitoren van de voortgang van inhuurprocessen en actief opvolgen van openstaande acties.
• Onderhouden van contacten met collega's van verschillende afdelingen die betrokken zijn bij externe inhuur.
• Regelen van praktische zaken rondom onboarding en offboarding van ingehuurde medewerkers.
• Aanpassen van werkwijzen wanneer het inhuurbeleid van RET verandert.

Projectadministratie en secretariële ondersteuning

• Uitvoeren van secretariële werkzaamheden voor de programmamanagers.
• Beheren van agenda's en ondersteunen bij het plannen van afspraken en overleggen.
• Voorbereiden van maandrapportages en notuleren van stuurgroepvergaderingen.
• Ondersteunen van projectteams bij administratieve werkzaamheden en rapportages in SAP CALM.
• Beheren van de groepsmailbox en de gezamenlijke agenda van het programma.

Communicatie en organisatie

• Ondersteunen van de interne communicatie binnen het SAP S/4-project en richting betrokken afdelingen.
• Aanleveren van informatie en nieuwsberichten voor de interne digitale nieuwsbrief.
• Organiseren en faciliteren van bijeenkomsten, opleidingen, trainingen en evenementen.
• Ondersteunen bij planning, facilitaire zaken en overige organisatorische werkzaamheden.
• Oppakken van aanvullende ondersteunende taken binnen het programma.

Wat wordt van je verwacht?

Je bent een zelfstandige en servicegerichte Projectondersteuner die overzicht houdt in een dynamische werkomgeving.
De werkzaamheden rondom externe inhuur kennen pieken en dalen. Daardoor wisselen vaste administratieve taken en ad-hocwerkzaamheden elkaar af. Je kunt hier flexibel mee omgaan en weet steeds de juiste prioriteiten te stellen.
Je werkt nauwkeurig, integer en zorgvuldig en vindt het prettig om collega's te ondersteunen. Je communiceert helder, neemt initiatief en zorgt ervoor dat werkzaamheden tijdig en gestructureerd worden uitgevoerd.