Portfolio Management Ondersteuner

Opdrachtomschrijving:

Dienst Toeslagen zoekt een ervaren interim portfolio management ondersteuner (PMO) die tijdelijk invulling geeft aan de ondersteuning van het portfolioproces binnen de organisatie. De inzet vindt plaats in afwachting van de formele inrichting van de organisatie en formatie (O&F). De opdrachtnemer draagt bij aan het creëren van rust, overzicht en voorspelbaarheid binnen een dynamische omgeving waarin portfoliosturing en governance verder worden ontwikkeld.

De PMO'er is verantwoordelijk voor de voorbereiding, ondersteuning en opvolging van portfolio- en governance-overleggen, waaronder bijvoorbeeld Obeya-sessies, soms ook in de rol van secretaris. Daarbij zorgt hij of zij voor een correcte en tijdige beschikbaarheid van agenda's, besluitvormingsstukken, notulen, besluiten- en actielijsten. Daarnaast bewaakt de PMO'er de opvolging van afspraken en besluiten, zodat deze transparant, navolgbaar en tijdig worden uitgevoerd.

Verder beheert de PMO'er de portfolio-administratie, overzichten, planningen en rapportages. Hij of zij signaleert vroegtijdig knelpunten, ontbrekende informatie, afhankelijkheden en onduidelijkheden in eigenaarschap, en adviseert betrokkenen over mogelijke oplossingen. Ook levert de PMO'er ondersteuning bij het opstellen van voortgangsrapportages, afhankelijkhedenoverzichten en stukken ten behoeve van besluitvorming.

De opdrachtnemer werkt nauw samen met portfoliomanagers, projectmanagers, productmanagers, business owners en businessarchitecten. Daarbij wordt een actieve bijdrage verwacht aan de verdere professionalisering van processen, werkwijzen, formats en governance-afspraken. De opdracht vraagt om een zelfstandige professional met ervaring in PMO-, portfolio- of projectondersteuning, die structuur weet aan te brengen, scherp is op details en effectief kan opereren in een bestuurlijke en veranderende omgeving.

Beschrijving team:

De portfolio management ondersteuner maakt deel uit van de afdeling Product en Portfolio binnen de directie Informatiestromen en Digitale Ontwikkeling van Dienst Toeslagen. Binnen deze afdeling werken portfoliomanagement, productmanagement, projectmanagement en PMO.

Bijzonderheden:

Gemiddeld twee dagen per week werken op een vaste locatie in Utrecht. Incidenteel kunnen bezoeken aan andere afdelingen en directies elders in het land voorkomen.

Eisen:

• De aangeboden kandidaat beschikt over minimaal hbo werk- en denkniveau, aantoonbaar door een hbo-diploma of minimaal drie jaar aantoonbare ervaring met PMO-, portfolio- of projectondersteuning binnen publieke organisaties.
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal één jaar aantoonbare werkervaring met het voorbereiden, ondersteunen en vastleggen van bestuurlijke of governance-overleggen.
• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare ervaring met relevante tooling, waaronder Microsoft Office en een vergelijkbare applicatie voor project- en portfoliomanagement. Dit is herleidbaar uit het cv.
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal één jaar aantoonbare ervaring met portfolio- en voortgangsrapportages, planningen en administratie, waarbij zelfstandig overzicht en structuur zijn aangebracht.
• De aangeboden kandidaat scoort minimaal 500 punten van het totaal aantal te behalen punten op kwaliteitswensen en competenties, in totaal 800 punten.
• Alleen Nederlandstalige cv's aanbieden. Kandidaten moeten het Nederlands op moedertaalniveau beheersen.
• Voor deze opdracht mogen geen zzp'ers worden aangeboden.

Wensen:

• Ervaring met PMO-, portfolio- en governanceondersteuning.
• Ervaring met werken in een bestuurlijke omgeving.
• Vermogen om portfolio-administraties, planningen, rapportages en afhankelijkheden op een gestructureerde wijze te beheren en verbeteren.
• Effectieve samenwerking met verschillende stakeholders, zoals portfoliomanagers, productmanagers, business owners en architecten, waarbij een verbindende rol wordt vervuld.
• Ervaring met het ontwikkelen en verbeteren van werkwijzen, formats, processen en governance-afspraken, onderbouwd met concrete resultaten.