Projectmanager CALS (Centraal Archief en Legacy Systemen)

Provincie Zuid-Holland werkt binnen het programma Informatietransitie aan het duurzaam op orde brengen, houden en benutten van informatie. Een belangrijk onderdeel hiervan is de implementatie van CALS (Centraal Archief en Legacy Systeem), gebaseerd op de OpenText-oplossing. Voor deze lopende implementatie zoekt de provincie een ervaren Senior Projectmanager die zorgdraagt voor continuïteit, verdere implementatie, migratie en borging van de oplossing binnen de beheerorganisatie. Je werkt hierbij nauw samen met zowel de business als diverse IV-disciplines en externe leveranciers.

Dit ga je doen

Je geeft leiding aan de implementatie van CALS binnen het programma Informatietransitie. Daarbij werk je nauw samen met de opdrachtgever, programmamanagement, informatiebeheer, I&A, architectuur, privacy & security, businessimplementatie, beheerorganisatie, gebruikersvertegenwoordigers en leveranciers.

Je neemt een bestaande projectmanagementpositie over en zorgt voor continuïteit, voortgang en verdere aanscherping van de lopende implementatie van de OpenText-oplossing, inclusief migratievoorbereiding, leverancierssturing, acceptatie en beheerborging.

Daarnaast houd je je bezig met:

• Het opstellen van een integraal plan van aanpak voor de implementatie van CALS, inclusief een afzonderlijk uitgewerkte migratieaanpak.
• Het inrichten en aansturen van het migratiespoor voor archiefwaardige en legacy-informatie naar of via CALS/OpenText.
• Het inventariseren van relevante bronsystemen, informatieverzamelingen, dossiers, metadata, datakwaliteit, risico's en afhankelijkheden.
• Het uitwerken van scope, planning, aanpak, mijlpalen, afhankelijkheden, besluitvorming en acceptatiecriteria voor implementatie en migratie.
• Het coördineren van migratievoorbereiding, schoning, selectie, mapping, proefmigraties, controles, herstelacties en gebruikers- en beheeracceptatie.
• Het afstemmen met informatiebeheer, archiefspecialisten, proceseigenaren, I&A, architectuur, privacy & security, businessimplementatie, beheer en leveranciers.
• Het organiseren van leveranciersmanagement richting OpenText en overige betrokken leveranciers, inclusief voortgang, kwaliteit, issues, afhankelijkheden en escalaties.
• Het vertalen van informatiebeheer- en archiefeisen naar concrete projectactiviteiten, werkafspraken en besluitpunten.
• Het inrichten van een structuur voor voortgang, besluitvorming, risico's, issues en afhankelijkheden.
• Het uitwerken van rollen, verantwoordelijkheden, beheerafspraken en overdrachtscriteria.
• Het voorbereiden van communicatie, instructie, begeleiding, gebruikersacceptatie en ingebruikname.
• Het monitoren en bijsturen van voortgang, kwaliteit, migratieresultaten, acceptatie en beheerborging.
• Het vastleggen van leerpunten, risico's, besluiten, restpunten en vervolgacties.
• Het opleveren van een eindrapportage en overdrachtsdossier richting de lijnorganisatie en beheerorganisatie.

Verantwoordelijkheden

Je bent verantwoordelijk voor het realiseren van de volgende resultaten:

• Je levert een integraal plan van aanpak op voor de implementatie van CALS, inclusief scope, doelstellingen, planning, governance, risico's, afhankelijkheden en benodigde inzet.
• Je levert een pilotaanpak Datagedreven Werken op, inclusief deelnemende datadomeinen of clusters, gebruikersgroepen, leerdoelen, werkwijze en evaluatiecriteria.
• Je stelt een stakeholder- en adoptieaanpak op waarin communicatie, begeleiding, werksessies en adoptieactiviteiten zijn uitgewerkt. Hierbij wordt systemisch denken meegenomen als methodiek voor de change-aanpak en adoptiestrategie.
• Je werkt een rollen- en verantwoordelijkhedenmatrix uit voor business, dataorganisatie, informatiebeheer, i-governance, beheer en management.
• Je stelt werkafspraken en implementatiekaders op voor toepassing van data in sturing, besluitvorming, monitoring, datakwaliteit en beheer.
• Je levert een evaluatie van de pilot op met resultaten, knelpunten, leerpunten, randvoorwaarden en verbetermaatregelen.
• Je stelt een implementatieplan op voor de organisatiebrede uitrol in 2027, inclusief fasering, benodigde capaciteit en borging.