Adviseur bedrijfsvoering

Korte omschrijving

Logius zoekt een tijdelijke Adviseur Bedrijfsvoering ter ondersteuning van de directie KOOP. In deze rol ben je de spil tussen managers, productowners, clustersecretarissen en RTO’s voor alle inkoop- en bedrijfsvoeringsprocessen. Je begeleidt inkoop- en inhuurtrajecten, bewaakt contracten en draagt zorg voor administratieve afhandeling. Daarnaast lever je een actieve bijdrage aan procesverbeteringen en ondersteun je de organisatie bij dagelijkse operationele werkzaamheden.

Generieke omschrijving

Als Adviseur Bedrijfsvoering ondersteun je de directie KOOP bij uiteenlopende werkzaamheden op het gebied van inkoop, contractbeheer en administratieve bedrijfsvoering. Je bewaakt de voortgang van inkoop- en inhuurtrajecten, houdt toezicht op contractafspraken en zorgt voor een correcte verwerking van offertes, verlengingen en facturen. Daarnaast beheer je administratieve registraties en dossiers en houd je overzicht over de verschillende processen binnen de organisatie. Je werkt nauw samen met clustersecretarissen, RTO’s en managers en neemt deel aan bedrijfsvoeringsoverleggen en planningssessies. Door jouw organisatorische vaardigheden en proactieve houding zorg je voor structuur, continuïteit en verdere optimalisatie van de werkprocessen.

Eisen & wensen

Eisen (knock-out criteria)

• MBO+ werk- en denkniveau, bij voorkeur een opleiding op het gebied van bedrijfsvoering, administratie en/of inkoop.
• Minimaal 3 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Kennis van en ervaring met administratieve processen, financiële administratie en inkooptrajecten.
• Kennis en ervaring met Excel.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Aantoonbare organisatorische vaardigheden.
• Hands-on mentaliteit en proactieve werkhouding.
• Beschikt over een eigen (ontwikkel-)laptop met wachtwoordbeveiliging, versleutelde harde schijf (encryptie), actuele antivirussoftware en een telefoon t.b.v. de uit te voeren werkzaamheden.

Functiewensen

• Kennis van en ervaring met inkooptrajecten en aanbestedingsregels binnen een overheidsorganisatie.
• Ervaring met SAFE/Agile werken.
• Ervaring met Confluence.
• Ervaring met JIRA.

Competenties

• Adviesvaardig
• Communicatief class="owp-heading-3 owp-heading-textField_companyProfile">Bedrijfsprofiel Logius is de digitale dienstverlener van de Nederlandse overheid en onderdeel van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. De organisatie ontwikkelt en beheert digitale voorzieningen zoals DigiD en MijnOverheid en ondersteunt overheidsorganisaties bij veilige digitale dienstverlening. Logius speelt een centrale rol binnen de digitale overheid en beheert standaarden en afsprakenstelsels die door publieke organisaties worden gebruikt. Binnen deze opdracht wordt ondersteuning geleverd aan de directie KOOP.

  Taken & Verantwoordelijkheden

  • Begeleiden en bewaken van inkoop- en inhuurtrajecten in afstemming met clustersecretarissen en manager bedrijfsvoering.
  • Bewaken van contracteinddata en tijdig initiëren van verlengingen of nieuwe uitvragen.
  • Invoeren en monitoren van offerteaanvragen, verlengingen en ophogingen in het inkoopsysteem.
  • Afsluiten van verlopen of uitgenutte contracten in het inkoopsysteem.
  • Verzorgen van factuurafhandeling, factuurverdeling en ontvangstboekingen.
  • Initiëren en opvolgen van benodigde prestatieverklaringen.
  • Registreren en beheren van gegevens in het inkoopregister.
  • Waarborgen van volledigheid en juistheid van inkoopdossiers.
  • Archiveren van relevante inkoopdocumentatie.
  • Beheren van de inkoopmailbox van de directie KOOP.
  • Afstemmen van werkverdeling met clustersecretarissen en RTO’s.
  • Ondersteunen bij contractzaken, procesafstemming en procesverbeteringen.
  • Deelnemen aan bedrijfsvoeringsoverleggen en planningssessies.