Projectsecretaris – Aanbesteding Sociaal Domein

Voor gemeente Utrecht is Magnit Global op zoek naar een Projectsecretaris. Utrecht heeft jou nodig! Binnen de gemeente Utrecht werken we elke dag aan een sterke sociale basis voor onze inwoners. Team Samenleving speelt hierin een belangrijke rol en zet zich in voor thema’s zoals vrijwilligersondersteuning, mantelzorg en welzijn. Voor een aankomend inkooptraject binnen deze domeinen zoeken wij een projectsecretaris die overzicht houdt, structuur brengt en zorgt dat alles soepel verloopt. In deze rol ondersteun je het projectteam van begin tot eind en zorg je ervoor dat processen strak georganiseerd zijn, afspraken worden nagekomen en alle betrokkenen goed geïnformeerd blijven. Je beweegt makkelijk tussen organiseren, communiceren en administreren en draagt bij aan een zorgvuldig en transparant traject.

Als projectsecretaris werk je binnen team Samenleving, onderdeel van Maatschappelijke Ontwikkeling. Je ondersteunt een inkooptraject gericht op vrijwilligersondersteuning en mantelzorgondersteuning. Samen met een projectleider, inkoper en adviseurs zorg je ervoor dat alle fases van het traject goed verlopen. Je werkzaamheden verschuiven gedurende het traject: van het organiseren van bijeenkomsten in de stad tot het ondersteunen van interne besluitvorming en het bewaken van de voortgang. Je zorgt ervoor dat informatie helder is en goed wordt vastgelegd, zodat het proces altijd inzichtelijk blijft.

• Vastleggen, beheren en bewaken van afspraken en documenten binnen het project
• Ondersteunen bij het vertalen van projectdoelen naar concrete acties
• Organiseren van bijeenkomsten met inwoners, partners en interne stakeholders
• Fungeren als aanspreekpunt voor vragen over het (praktische)proces
• Verzorgen van communicatie en informatievoorziening richting betrokkenen
• Ondersteunen van de projectleider in dagelijkse werkzaamheden
• Monitoren van voortgang en signaleren van knelpunten
• Verzamelen en structureren van relevante projectinformatie

Je maakt deel uit van team Samenleving, een groep van circa 20 betrokken collega’s die werken aan maatschappelijke thema’s binnen de gemeente Utrecht. Het team werkt nauw samen met andere teams zoals Sport en Utrecht voor Iedereen om de sociale basis in de stad te versterken. Je werkt samen met verschillende interne en externe partners en bouwt snel een breed netwerk op.

Het betreft een functie voor gemiddeld 14 uur per week, waarbij inzet kan variëren afhankelijk van de fase van het project. Tijdens piekmomenten wordt flexibiliteit gevraagd. Deze pieken zijn over het algemeen goed te plannen. Er is een grote kans op verlenging van de opdracht. Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn.