Projectleider aanbesteding arbodienstverlening

Projectleider aanbesteding arbodienstverlening

• Inzet: 8-24 uur per week
• Duur: 18 november t/m 30 juni 2027 met mogelijkheid tot verlenging gezien de complexiteit van de aanbesteding
• Contractvorm: detachering/zzp
• Tarief:

Achtergrond

Het COA moet Arbodienstverlening opnieuw aanbesteden. Aanleiding hiervoor is de wens van het COA om de arbodienstverlening en het verzuimproces te optimaliseren. Daarnaast wordt de geraamde contractwaarde sneller bereikt dan werd voorzien, wat de noodzaak om tijdig een nieuwe aanbesteding te starten verder benadrukt.
Daarbij bestaat de mogelijkheid dat uit de aanbevelingen die volgen uit dit traject nieuwe aanbestedingen voortkomen.
Om deze aanbesteding(en) tijdig en zorgvuldig te kunnen voorbereiden en doorlopen, zoekt het COA een projectleider arbodienstverlening.

Doel van de opdracht
Het doel van de opdracht is het realiseren van een rechtmatig doorlopen aanbestedingsprocedure conform de Aanbestedingswet 2012, een gegunde en ondertekende overeenkomst, en een tijdig geïmplementeerde dienstverlening. Daarnaast omvat de opdracht een zorgvuldig uitgevoerde overdracht en borging binnen HR&O, team re-integratieadviseurs, opvanglocaties van het COA en contractmanagement, en een vastgelegde evaluatie van het aanbestedingsproces.
Scope en te behalen resultaten
De opdracht omvat het integraal coördineren en begeleiden van de aanbesteding, de implementatie, en het projectteam. De projectleider is verantwoordelijk voor het behalen van de hieronder genoemde resultaten.

Hij of zij bepaalt zelfstandig de wijze waarop deze resultaten worden behaald, welke werkmethoden er worden ingezet en de planning binnen de kaders van de opdracht, rekening houdend met COA-beleid en processen (bijv. Inkoop- en contractmanagementbeleid). De projectleider is verantwoordelijk voor het doorlopen van het adviestraject met de OR. Tevens is de projectleider de contractmanager van het bestaande contract binnen dit domein en draagt de nieuwe overeenkomst na implementatie over aan contractmanagement HR&O.
De opdracht omvat het integraal begeleiden van het aanbestedingstraject in de volgende fasen:
Fase 1 – Voorbereidingsfase

• Inrichten projectorganisatie (op hoofdlijnen).
• Uitvoeren en opleveren ist-soll analyse met aanbevelingen, waaronder mogelijk de aanbeveling om nog niet gecontracteerde dienstverleningen aan te besteden.
• Vaststellen aanbestedingsstrategie.
• Stakeholderanalyse, inclusief betrekken van de OR.
• Bepalen procedure, scope en uitgangspunten.
• Uitvoeren van een marktconsultatie.

Fase 2 – Ontwerpfase

• Opstellen aanbestedingsleidraad en Programma van Eisen, in afstemming met projectteam en de OR.
• Opstellen gunningscriteria.
• Opstellen conceptovereenkomst in overleg met Inkoop.

Fase 3 – Aanbestedingsfase

• Coördineren Nota('s) van Inlichtingen.
• Samenstellen beoordelingscommissie.
• Voorbereiden gunningsbesluit.

Fase 4 – Implementatie

• Begeleiden van de contractondertekening.
• Inrichten van de governance- en overlegstructuur (o.a. stuurgroep/voortgangsoverleg).
• Opstellen van het contract-implementatieplan.
• Opstellen van het contract-afbouwplan.
• Opstellen van werkafspraken.
• Opstellen van een communicatieplan.
• Inrichten van rapportage- en stuurinformatie (KPI's en dashboards).
• Organiseren van kick-off- en informatiesessies voor betrokken stakeholders.
• Monitoren van de voortgang en opstellen van tussentijdse voortgangsrapportages.
• Opstellen van een risicoanalyse en beheersmaatregelen voor de implementatie.
• Beleggen van rollen en verantwoordelijkheden binnen de beheerorganisatie (RACI).
• Verantwoordelijk voor de afstemming met inkoop en juridische zaken over contractuele en (aanbesteding)procesmatige aandachtspunten.

Fase 5 – Evaluatie en overdracht

• Organiseren van een evaluatiesessie met betrokken stakeholders.
• Opstellen van een overdrachtsdocument, inclusief een evaluatieverslag van de implementatie (lessons learned).
• Zorgdragen voor kennisoverdracht naar HR&O, team re-integratieadviseurs, opvanglocaties van het COA en contractmanagement.
• Archiveren van projectdocumentatie.

… lees de volledige omschrijving bij De Publieke Partner.