Managementassistent secretariaat WIL

Jij bent de spil die het secretariaat van Werk en Inkomen Lekstroom (WIL) in Utrecht draaiende houdt. Bij deze gemeenschappelijke regeling voor werk en inkomen zorg jij dat agenda's kloppen, vergaderingen doorgaan en collega's altijd bij jou terechtkunnen met hun vragen.

Dit is geen losse klus aan de zijlijn: je draait volwaardig mee in het team, zit aan bij de interne overleggen en werkt direct onder de verantwoordelijke manager. Je bent minimaal op woensdag, donderdag en vrijdagochtend fysiek op kantoor, want het secretariaat is dé vraagbaak van de organisatie. Zie jij een knelpunt of een slimmere werkwijze? Dan breng je dat in en pak je het samen met je collega's op.

Dit ga je doen

• Je plant afspraken en vergaderreeksen, zodat agenda's kloppen en overleggen doorgaan.
• Je reserveert vergaderruimten en regelt catering waar dat nodig is.
• Je verzorgt ondersteunende werkzaamheden voor de hele organisatie.
• Je verricht administratieve werkzaamheden en beheert en bewerkt (digitale) bestanden en systemen.
• Je zorgt met je teamleden voor fysieke aanwezigheid op het secretariaat als vraagbaak.

Dit breng je mee

• Je werkt secuur én snel en stelt moeiteloos de juiste prioriteiten.
• Je schakelt tussen uiteenlopende deeltaken met verschillende petten op, zonder het overzicht te verliezen.
• Je communiceert op diverse niveaus en blijft objectief.
• Je denkt oplossingsgericht: zie je een knelpunt of verbetering, dan stem je dat af met je collega's.
• Plannen en organiseren, klantgerichtheid en accuraat werken zijn jouw sterke kanten.

Eisen

• Aantoonbaar afgeronde MBO 4 opleiding in de richting van managementondersteuning
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als managementassistent
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met MS Office
• Je bent minimaal op woensdagen (8 uur), donderdagen (8 uur) en vrijdagochtend (4 uur) beschikbaar om op kantoor te werken

Pré's

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeente
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring binnen een directiesecretariaat
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als managementassistent
• Aantoonbare werkervaring met het Topdesk-systeem

Praktisch

• Looptijd: 3 maanden
• Startdatum: Zo snel mogelijk
• Contractvorm: Alleen in loondienst, via Zyfer geregeld
• Uren per week: 24 t/m 32 uur
• Sluitingsdatum: Maandag 19 oktober 2026, 09:00 uur
• Standplaats / thuiswerken: Utrecht; werkdagen in overleg, hybride werken beperkt mogelijk. Minimaal woensdag, donderdag en vrijdagochtend op kantoor.