Assistent programmamanager Wonen&Zorg

In het kort: Je gaat de programmamanager en adviseurs van Wonen & Zorg organisatorisch en procesmatig ondersteunen, overleggen en bijeenkomsten organiseren, voortgang bewaken, rapportages opstellen en structuur brengen in projecten en documentatie.

Gemeente Amersfoort zoekt een ervaren assistent programmamanager (16-18 uur) De gemeente werkt al geruime tijd aan het zorgen voor een “thuis” van kwetsbare doelgroepen en ouderen. Dit is een lastige opgave door het tekort aan woonruimte. Er is een brede aanpak via het programma wonen en zorg waar met diverse partijen in de stad gewerkt wordt aan de huisvesting en ondersteuning en zorg via een scala van maatregelen.

We zoeken een proactieve, leergierige en zelfstandig werkende assistent die kan assisteren binnen het Programmateam Wonen & Zorg.

Jouw rol Je assisteert binnen het Programma Wonen & Zorg. In dit programma werken we intensief samen met woningcorporaties, zorgpartijen en andere partners in de stad aan het huisvesten van aandachtsgroepen en ouderen. Het programmateam bestaat naast de programmamanager uit adviseurs die samen met de externen aan projecten werken. Hier assisteer je de programmamanager op organisatorisch en procesmatig vlak voor het programma en ook de adviseurs voor verschillende projecten. Uiteraard in overleg en voor zover het past binnen de beschikbare uren.

In het programmateam ben je een belangrijke schakel. Je brengt structuur aan, bewaakt de voortgang en zorgt ervoor dat projecten en het programma organisatorisch en procesmatig soepel verlopen. Je organiseert overleggen, bewaakt afspraken, planningen en acties en zorgt ervoor dat betrokkenen tijdig beschikken over de juiste informatie. Je signaleert knelpunten, denkt mee over oplossingen en neemt daarin proactief initiatief. Daarmee ontzorg je de teamleden van het programma en draag je bij aan een professionele uitvoering van het programma.

In een hoog dynamische omgeving waarin niet altijd alles vooraf vaststaat, het programma nog in ontwikkeling is en we regelmatig de zeilen moeten bijstellen, voel jij je thuis. Je krijgt verantwoordelijkheid en ruimte om je werk zelf in te delen.

Voorbeelden van jouw werkzaamheden en verantwoordelijkheden:

• Ondersteuning bieden, zoals bij het organiseren en voorbereiden van (netwerk)bijeenkomsten en werkbezoeken, verslaglegging, het maken en bewaken van afspraken, het opzetten, beheren en archiveren van (project)dossiers en het beheren en bewaken van de systemen voor correspondentie en bestuurlijke besluitvorming.
• Assisteren en het (bege)leiden van (deel)activiteiten, onderzoeken, (organisatie van) bijeenkomsten of kleine deelprojecten in overleg met en onder verantwoordelijkheid van de programmamanager.
• Het (mede) opstellen van rapportages (voortgangsrapportages, initiatievenlijst, financiën, etc.), bijhouden van planningen en overzichten t.b.v. de programma’s en het verzorgen van correspondentie zoals afhandeling mails (initiatieven, acquisitie, informatie etc).
• Assisteren van de leden van het programmateam Wonen &Zorg met allerlei zaken en vraagstukken.
• Zorgdragen van de transformatie van sharepoint naar de teamsomgeving (overzetten van relevante stukken).

Op deze afdeling wordt veel op kantoor gewerkt.

Sollicitatiegesprekken vinden plaats live op het gemeentehuis in Amersfoort. Houd hier alvast rekening mee.

Bij aanvang van de opdracht ontvangt de kandidaat op de eerste dag een laptop (en telefoon indien noodzakelijk) vanuit Gemeente Amersfoort; werken op eigen apparaten is niet toegestaan.