Tijdelijke Bestuurssecretaresse Burgemeester

Gemeente Hengelo zoekt een ervaren bestuurssecretaresse die tijdelijk de burgemeester ondersteunt vanwege afwezigheid van een collega. Als bestuurssecretaresse ben je een belangrijke schakel tussen de burgemeester, het bestuur, de ambtelijke organisatie en externe relaties. Je zorgt ervoor dat de dagelijkse werkzaamheden soepel verlopen en bent in staat snel te schakelen binnen een dynamische bestuurlijke omgeving. De werkzaamheden kennen een doorlopend karakter en vragen om een hoge mate van zelfstandigheid, nauwkeurigheid en bestuurlijke sensitiviteit.

Je werkzaamheden omvatten het beheren en bewaken van de agenda van de burgemeester, verzorgen van mailboxbeheer en prioriteren van inkomende correspondentie, voorbereiden en organiseren van bestuurlijke overleggen en representatieve activiteiten, bewaken van actiepunten en deadlines, opstellen en afhandelen van correspondentie, onderhouden van contacten met bestuurders en externe relaties, en signaleren van knelpunten. Je werkt als onderdeel van het team Services binnen het domein Bedrijfsvoering, samen met 6 andere secretaressen onder verantwoordelijkheid van de Teammanager Service.

De opdracht vraagt om iemand met aantoonbare ervaring in een bestuurlijke omgeving, sterke organisatorische vaardigheden, bestuurlijke sensitiviteit en discretie in het omgaan met vertrouwelijke informatie. Je bent proactief, zelfstandig en flexibel in je werkhouding.

Team: Team Services, domein Bedrijfsvoering. Je werkt samen met 6 secretaressen onder verantwoordelijkheid van Teammanager Service. Het team Services omvat het interne Servicepunt, Facility, bestuurssecretariaat en managementsecretariaat.