Projectsecretaris Dordthuis Gemeente Dordrecht

In het kort: Je gaat de programmamanager van het Dordthuis ondersteunen met agendabeheer, administratie, financiën, communicatie en projectdocumentatie, knelpunten signaleren en zorgen dat processen en afspraken binnen het programma soepel verlopen.

Waar kom je te werken? Aan de slag bij de gemeente Dordrecht. Niet zomaar een stad. Een eiland. Een stad met verborgen kwaliteiten. Een stad waar bijzondere dingen gebeuren. Maar waarover Dordtenaren niet opscheppen. Een stad waar jij door jouw bijdrage een grote invloed hebt op het woonplezier van onze inwoners. Werken voor Dordrecht is extra leuk, omdat de stad precies de juiste schaalgrootte heeft: de stad biedt complexe grootstedelijke uitdagingen en tegelijkertijd is de organisatie compact genoeg om slagkracht en korte lijnen te behouden. Dordrecht is daarmee de perfecte omgeving om jouw talent voor in te zetten.

In Dordrecht staat iets moois te gebeuren…

Aan de Spuiboulevard maken kantoren plaats voor woningen. Gaat grijs plaatsmaken voor groen. Gaan auto’s plaatsmaken voor fietsers en voetgangers. En daartussenin… verschijnt een prachtig huis voor ons allemaal: het Dordthuis. Hier vind je straks de dienstverlening van de gemeente, de sociale dienst, de bibliotheek en de VVV op dezelfde plek. Een bakkie doen aan de gezellige leestafel, of lekker lunchen – het kan er. Jong & oud, iedereen is welkom in het Dordthuis. Met veel openbare werk- en studieplekken is er ook plek voor wie graag buiten de deur werkt of studeert. Zie ook www.dordthuis.nl

Wat ga je doen? Voor het Programma Dordthuis Realisatie zijn wij op zoek naar een daadkrachtige en proactieve Projectondersteuner. In deze veelzijdige functie ondersteun je de programmamanager.

Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen, afspraken worden nagekomen en financiële werkzaamheden zorgvuldig worden uitgevoerd.

Als projectondersteuner ben je een belangrijke schakel binnen het projectteam. Dankzij jouw nauwkeurigheid, organisatietalent en hands-on mentaliteit kan de programmamanager zich richten op de inhoudelijke opgaven en realisatie van het programma.

Administratieve en secretariële ondersteuning

• Complex agendabeheer van de programmamanager;
• Plannen, organiseren en bewaken van afspraken en bijeenkomsten;
• Beoordelen, verwerken en archiveren van inkomende e-mailcorrespondentie.

Financiële ondersteuning

• Aanmaken en registreren van verplichtingen;
• Verwerken van opdrachtverstrekkingen.

Communicatie en participatie

• Ondersteunen bij presentaties, bijeenkomsten, overleggen en ontvangsten;
• Onderhouden van contacten met interne en externe stakeholders;
• Zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke en gevoelige informatie.

Procesmatige ondersteuning

• Ondersteunen bij het opstellen, verwerken en beheren van projectdocumentatie;
• Signaleren van knelpunten en bijdragen aan praktische oplossingen.

Goed om te weten

• Iedereen die bij de Drechtsteden komt werken moet een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) hebben. Dit geldt zowel voor medewerkers in vast dienstverband als voor stagiairs en uitzend- en inhuurkrachten.
• Het inwinnen van referenties, een assessment (psychologische- en vaardigheidstest) of een (online) screening kan onderdeel uitmaken van de procedure.
• De gemeente moet goed kunnen handelen bij grote incidenten en crises. Daarom is er een crisisorganisatie. Afhankelijk van je functie en vaardigheden kun je worden gevraagd om hierin een rol te vervullen. Als dit voor jou geldt, maken we duidelijke afspraken en krijg je de juiste training en ondersteuning. De kennis en ervaring die je opdoet, helpen je ook in je dagelijkse werk.