Management Assistent

Tijdelijke opdracht: Managementassistent Vastgoed en Grondzaken

Gemeente Schiedam zoekt een ervaren managementassistent ter vervanging tijdens zwangerschapsverlof voor vier maanden, 24 uur per week.
Je ondersteunt de manager Vastgoed en Grondzaken zodat deze zich op kerntaken kan richten en neemt waar mogelijk taken uit handen.
Belangrijk is dat je snel inzetbaar bent, zelfstandig kunt werken en direct structuur, overzicht en rust brengt in een dynamische werkomgeving.
Je verzorgt agendabeheer, voorbereidende werkzaamheden voor overleggen, communicatie met interne en externe partners en organisatorische ondersteuning bij bijeenkomsten.
De opdracht start beoogd op maandag 30 november en gaat via externe inhuur (MSP), schaal 7 (medior).

Vereist profiel

• Opleiding: minimaal mbo-niveau 4, bij voorkeur in een secretariële of administratieve richting, of vergelijkbaar.
• Ervaring: minimaal 2,5 jaar aantoonbare ervaring als managementassistent of vergelijkbare functie, inclusief zelfstandig ondersteunen van een manager of MT.
• Taal en systemen: uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van het Nederlands; ervaring met Outlook, Word en Excel en snel leerbaar voor nieuwe systemen.
• Vaardigheden: sterk in organiseren, plannen en het aanbrengen van structuur; prioriteiten stellen en proactief handelen.
• Competenties: communicatief vaardig, representatief, flexibel, oplossingsgericht en stressbestendig; je bouwt snel vertrouwen binnen een nieuwe werkomgeving.
• Beschikbaarheid: direct inzetbaar, beschikbaar voor interviews op donderdag 29 oktober tussen 09:00 en 14:00 uur en startklaar per beoogde aanvangsdatum.

Eisen

• Je hebt minimaal 2,5 jaar aantoonbare ervaring als managementassistent of in een vergelijkbare functie;
• Je hebt aantoonbare ervaring met het zelfstandig ondersteunen van een manager of managementteam;
• Je spreekt en schrijft uitstekend Nederlands;
• Je hebt goede kennis van en ervaring met de gangbare computersystemen, waaronder Outlook, Word en Excel;
• Je bent in staat om je snel nieuwe werkzaamheden, systemen en werkwijzen eigen te maken;
• Je bent direct zelfstandig inzetbaar.

Wensen

• Je hebt ervaring binnen een gemeentelijke organisatie of een vergelijkbare bestuurlijke of maatschappelijke omgeving;

Competenties

• Je bent proactief en neemt verantwoordelijkheid voor je werkzaamheden;
• Je bent sterk in organiseren, plannen en het aanbrengen van structuur;
• Je kunt goed prioriteiten stellen en weet wanneer zaken versnelling of juist extra aandacht nodig hebben;
• Je bent communicatief vaardig en onderhoudt gemakkelijk contacten met verschillende interne en externe partijen;
• Je bent praktisch ingesteld, flexibel en oplossingsgericht;
• Je staat stevig in je schoenen en durft, wanneer nodig, grenzen aan te geven;
• Je kunt goed omgaan met onverwachte situaties en veranderende prioriteiten;
• Je bent in staat om snel vertrouwen op te bouwen binnen een nieuwe werkomgeving;
• Je bent zelfstandig, praktisch ingesteld en werkt zorgvuldig;
• Je houdt overzicht, ook wanneer er meerdere zaken tegelijkertijd spelen;
• Je bent professioneel in je communicatie en kunt gemakkelijk schakelen tussen verschillende gesprekspartners.