Documentalist MN A Vaarwegen Noord

Functieomschrijving

Opdrachtomschrijving

Opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals: registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie. Daarnaast: het zorgen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van de dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen.

Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.

Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn o.a.: 

• het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix; 
• het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem; 
• het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers; 
• instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren. 
• het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur; 
• het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen zoals kaderinstrumenten, werkafspraken, high value lijsten enz. 
• het verplaatsen van documenten en /of (sub)dossiers; 
• het toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders. En het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken). 
• het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B); 
• het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB; 
• zorgen voor archiefoverdrachten naar DIM incl daarvoor benodigde voorbereidende activiteiten

Doel van de opdracht

1. Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata);

2. Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur);

Werklocatie Lelystad

Over de klant:

Rijkswaterstaat:

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

Voor het Cluster MN A-vaarwegen Noord zijn we op zoek naar een documentalist voor 12 tot 16 uur per week. Als documentalist van dit cluster ben je verantwoordelijk voor diverse projectsides. De doelstelling van het Cluster MN A-vaarwegen Noord is het realiseren van het vast, kleinschalig variabel en groot variabel onderhoud aan het natte areaal (IJsselmeergebied) van Midden Nederland. We werken als beheer en onderhoudsteam aan alle bruggen, sluizen, dijken, oevers, vaarwegen en natuur in het gehele IJsselmeergebied dat valt onder regio Midden-Nederland.

Eisen:

• Minimaal HBO denk en werkniveau met een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren. 

… lees de volledige omschrijving bij Circle8.