Projectleider Document Management systeem (DMS) (ZZP of Dienstverband)

Functieoverzicht
Opdracht voor een documentmanagement-professional om een samenhangend fundament voor documentbeheer te ontwerpen dat aansluit op Microsoft 365 en voldoet aan relevante compliance-eisen (BIO, NEN 7510, AVG, Archiefwet).

Doel
Doel: Ontwerp en implementeer een systeem voor documentmanagement dat de document- en informatielevenscyclus ondersteunt, onderscheid maakt tussen werk- en officiële documenten, aansluit op M365 en voldoet aan compliance-eisen.

Scope (in-scope)

IST-analyse en GAPS: huidige situatie, landschap, opslaglocaties, SharePoint/Teams/OneDrive-gebruik, archivering
Definitiekader: begrippen (document, werkdocument, vastgesteld document, metadata, classificatie, eigenaarschap)
Classificatie- en taxonomiemodel: organisatiebreed met niveaus voor onderdeel, informatiesoort, documentstatus, eigenaarschap
Metadata-kader: verplichte elementen (titel, eigenaar, classificatie, bewaartermijn, archiefstatus, enz.)
Governance en eigenaarschapsmodel: rollen, verantwoordelijkheden, RACI-matrix, escalatiemodel, besluitvorming
Beleidskader documentbeheer: doelstelling, eigenaarschap, classificatie, metadata, versiebeheer, archivering, vernietiging, bewaartermijnen, compliance
Procedurehandboek: concrete stappen voor aanmaken, opslaan, delen, classificeren, vaststellen, archiveren, vernietigen
M365 normenkader: functionele eisen voor SharePoint, Teams, OneDrive, content types, labels, retentie, records management
Implementatie roadmap: quick wins, middellange termijn, prioriteiten- en risicomatrix

Scope (out-of-scope)

Feitelijke implementatie/uitrol in de organisatie
Technische inrichting van systemen
Workshops, interviews en analyses als eindresultaat (alleen formele producten tellen)
Trainingen en change management

Te leveren producten

M1: IST-analyse & GAPS (ca. 10–15 pagina's)

Huidige situatie: landschap, opslaglocaties, SharePoint/Teams/OneDrive-inrichting, archivering, governance
Beleid en procedures: bestaand versus ontbrekend
Top 10 risico's (risico, oorzaak, impact, aanbeveling)
GAP-analyse tegen toekomstige situatie met maatregelen

M2: Begrippenkader, Classificatie & Taxonomie (ca. 15–25 pagina's)

Begrippenkader: 15–20 sleutelbegrippen met definitie, voorbeeld en beheergevolgen
Classificatiemodel: niveaus, voorbeelden, eisen aan opslag/delen/bewaartermijn
Organisatie-brede taxonomie: bedrijfsvoering, diensten, informatiesoorten, documentstatus, eigenaarschap
Metadata-kader: verplichte elementen met definitie, doel, rol

M3: Governance & Eigenaarschapsmodel (ca. 10–15 pagina's)

Rollen met doel, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
RACI-matrix voor alle documentbeheeractiviteiten
Escalatiemodel en compliance-rapportage
Besluitvormingsmodel

M4: Beleidskader Documentbeheer (ca. 15–20 pagina's)

Beleidsregels voor eigenaarschap, classificatie, metadata, versiebeheer, vastgestelde documenten, archivering, vernietiging, bewaartermijnen, extern delen, compliance
Per regel: beleidsregel, rationale, verantwoordelijke rol
Geschikt voor bestuurlijke vaststelling

M5: Operationalisering, Procedures, M365-Inrichting & Implementatie roadmap (samengevoegd; ca. 45–60 pagina's)

Deel A – Procedurehandboek Documentbeheer (ca. 20–25 pagina's): uitgewerkte procedures voor aanmaken, opslaan, delen, classificeren, vaststellen, archiveren, vernietigen, wijzigen eigenaarschap, periodieke review; per procedure doel, trigger, stappenplan, rollen, input/output, uitzonderingen.
Deel B – M365 Normenkader & Inrichtingseisen (ca. 12–18 pagina's): functionele eisen voor SharePoint, Teams, OneDrive, metadata, content types, labels, retentie, records management; per onderdeel eis, beleidsgrondslag, verantwoordelijke rol.
Deel C – Eindrapport & Implementatie roadmap (ca. 10–15 pagina's): samenvatting van bevindingen, roadmap Fase II (quick wins, middellange en lange termijn), prioriteiten- en risicomatrix, basis voor managementbesluit.
Integrale kwaliteitseisen: samenhangend integraal projectrapport; peer-reviewed; cross-references tussen Procedures, M365-eisen en Roadmap; geschikt voor bestuurlijke vaststelling en operationalisering.

Planning & werkwijze

Looptijd: 20 weken
Type opdracht: resultaatgericht; de professional bepaalt in samenspraak met de stuurgroep de aanpak en planning
Ondersteuning: werkgroep met vertegenwoordigers van relevante functionele disciplines

Acceptatiecriteria

Producten volledig opgeleverd in Word met versiebeheer, auteur, datum en status Producten voldoen aan de inhoudelijke eisen zoals beschreven Peer review heeft plaatsgevonden; opmerkingen zijn verwerkt of gemotiveerd afgewezen Stuurgroep heeft schriftelijk akkoord gegeven Workshops, interviews en memo's tellen niet als formele oplevering OrganisatieSamenTwente is de overkoepelende organisatie van 3 professionele uitvoeringsorganisaties: de Gemeentelijke Gezondheidsdienst Twente…

… lees de volledige omschrijving bij 1UPPLY.