Bestuurssecretaresse

Functie: Bestuurssecretaresse

Jij bent de onmisbare schakel in het hart van de organisatie. Met jouw proactieve houding en scherpe inzicht ondersteun je het bestuur en zorg je dat alles op rolletjes loopt, ook als het druk is of plannen veranderen.

Wat ga je doen?

Belangrijkste taken:

• Beheren van agenda’s en prioriteren op basis van inhoud en (politiek)-bestuurlijke verhoudingen.
• Verzorgen van vertrouwelijke correspondentie en snel schakelen bij agendawijzigingen.
• Voorbereiden van het wekelijkse directeurenoverleg: aanleveren van stukken en klaarmaken van de agenda.
• Eerste aanspreekpunt zijn voor collega’s en externe relaties.
• Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten en zorgen voor een gastvrije ontvangst.
• Bewaken van voortgang van afspraken en regelen van vervoer, etentjes en attenties.
• Signaleren van knelpunten in de planning, vooruit plannen en zorgen dat benodigde informatie tijdig beschikbaar is.

Wat neem je mee?

Persoonlijke eigenschappen:

• Doortastend, assertief en met een gezonde dosis humor.
• Goed kunnen relativeren en schakelen tussen verschillende belangen.
• Zorgvuldig met vertrouwelijke informatie en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.

Kennis en ervaring:

• Mbo+ of hbo werk- en denkniveau.
• Afgeronde secretariële opleiding (bijv. directiesecretaresse, managementassistent, officemanagement).
• Relevante werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden.
• Digitale vaardigheden, o.a. in Outlook, Teams, I-babs, Word en Excel.
• Klantgerichtheid, resultaatgerichtheid en een positieve, proactieve werkhouding.

Team en werkomgeving

Je werkt binnen een directiesecretariaat en ondersteunt het bestuur. In het team ondersteunen we elkaar: bij ziekte of afwezigheid springen we bij waar nodig. Dit vraagt flexibiliteit in werkdagen en levert een hecht en betrouwbaar team op waarin je op elkaar kunt rekenen.

Cultuur

Iedereen wordt aangemoedigd zichzelf te laten zien, ideeën te delen en voor zichzelf op te komen. Er is begrip en aandacht voor iedereen; jouw kennis, ervaring en persoonlijkheid maken het verschil voor jezelf, je team en de stad.

Eisen

• Aanbestedende dienst heeft beoordeeld of de opdracht geschikt is om te
  worden uitgevoerd door een zelfstandig ondernemer. Hierbij is onder meer
  gekeken naar de aard van de werkzaamheden, de benodigde aansturing tijdens
  de uitvoering, de organisatorische inbedding van de functie en de mate
  waarin sprake is van zelfstandig ondernemerschap. Daarbij heeft
  aanbestedende dienst geconcludeerd dat uitvoering van deze opdracht door
  een zelfstandig ondernemer leidt tot een onaanvaardbaar risico op het
  ontstaan van een arbeidsrelatie die mogelijk kwalificeert als
  (schijn)zelfstandigheid dan wel dienstbetrekking. Om die reden staat deze
  opdracht niet open voor uitvoering door zelfstandig ondernemers.
  Geïnteresseerde zzp'ers kunnen zich uitsluitend in loondienst laten
  detacheren via een bureau. Doorleenconstructies (met een modelovereenkomst)
  zijn daarbij niet toegestaan
• Inschrijver verklaart kennis te hebben genomen van de bijgevoegde
  'Aanvullende arbeidsvoorwaarden / inlenersbeloning' en zal deze voorwaarden
  toepassen indien de opdracht aan inschrijver wordt gegund: Bekijk document
  (via Ctrl+Klik)
• Uw kandidaat heeft minimaal een afgeronde secretariële MBO opleiding zoals
  directiesecretaresse, managementassistent of officemanagement
• Uw kandidaat heeft minimaal 5 jaar ervaring als bestuurssecretaresse
• Uw kandidaat heeft aantoonbare ervaring als bestuurssecretaresse binnen een
  politiek-bestuurlijke omgeving. Deze ervaring is opgedaan binnen een
  overheidsorganisatie
• Uw kandidaat is minimaal 3 dagen per week aanwezig op kantoor

… lees de volledige omschrijving bij GreenPepper.