Secretaris afstemmingsoverleg (AO)

In het kort: Je gaat als AO-secretaris bestuurlijke overleggen organiseren, informatie- en besluitvormingsprocessen regisseren, stukken en agenda’s voorbereiden, verslagen maken, voortgang bewaken en als verbindende schakel tussen ambtelijke organisatie en wethouder optreden. Tijdelijke vacature – AO (afstemmingsoverleg)-secretaris In deze rol zorg jij ervoor dat alle lijnen samenkomen. Je brengt de ambtelijke organisatie, de bestuursadviseur, de woordvoerder en de wethouder met elkaar in verbinding. Dankzij jouw werk loopt de informatie goed, blijft iedereen aangehaakt en worden besluiten beter voorbereid én beter genomen. Hier werk je aan mee Je biedt essentiële ondersteuning aan het bestuurlijke proces, waarbij je zorgt voor een helder zicht op de onderwerpen, penvoerders en collegenota’s. Je zit dicht op de inhoud en kunt écht verschil maken. Hier ga jij je mee bezig houden Als AO-secretaris ben je de verbindende schakel tussen de ambtelijke organisatie, de bestuursadviseur, de woordvoerder en de wethouder. Jij zorgt dat informatie op het juiste moment op de juiste plek komt en speelt daarmee een belangrijke rol in hoe besluiten worden voorbereid en genomen. Je hebt de inhoudelijke én organisatorische regie over het afstemmingsoverleg. Je bereidt het overleg zorgvuldig voor, zorgt dat alle stukken compleet zijn en bewaakt dat het proces soepel verloopt. Je houdt de kwaliteit van nota’s en procedures scherp in de gaten en weet uit complexe gesprekken steeds de rode draad te halen, zodat je deze helder kunt vastleggen. Je volgt acties, deadlines en voortgang nauwkeurig en informeert betrokkenen tijdig over wat er van hen wordt verwacht. Je werkt intensief samen met stellers, de bestuursadviseur als voorzitter en de verschillende leden van het overleg. Je adviseert waar nodig en zorgt voor een prettige en constructieve samenwerking, zodat het overleg effectief en goed georganiseerd verloopt. Je stelt de agenda op, verstuurt de uitnodigingen en maakt het verslag, waarbij je ook toeziet op de opvolging van gemaakte afspraken. Daarnaast bewaak je de langetermijnagenda en stuur je op de voortgang daarvan. Omdat je affiniteit hebt met de portefeuille van de wethouder, voel je goed aan wat er speelt en kun je inhoudelijk meedenken over wat nodig is. Hier kom je te werken Binnen de gemeente Groningen werken meerdere directies mee aan het voorbereiden en ondersteunen van het overleg met de wethouders. Voor elke portefeuillehouder is er ondersteuning nodig, en dat betekent dat er acht tot negen AO-secretarissen werkzaam zijn binnen de gemeente.