Projectleider Document Management systeem (DMS)

SamenTwente zoekt een ervaren documentmanagement-adviseur die een samenhangend fundament legt voor professioneel en toekomstbestendig documentbeheer binnen de organisatie. SamenTwente werkt met Microsoft 365 als primaire omgeving, maar mist op dit moment heldere definities, beleidskaders, governance-afspraken en inrichtingseisen. Deze opdracht richt zich op het ontwikkelen van dat fundament.

Het doel is een systeem voor documentmanagement te ontwerpen dat de document- en informatielevenscyclus ondersteunt, aansluit op M365, onderscheid maakt tussen werk- en officiële documenten, en voldoet aan compliance-eisen (BIO, NEN 7510, AVG, Archiefwet).

2. Scope (In-scope)

Deze opdracht richt zich op beleid, governance, processen, definities en inrichtingseisen, NIET op implementatie of systemische uitrol (dat is Fase II):

• IST-analyse en GAPS: huidige stand van zaken, landschap, opslaglocaties, SharePoint/Teams/OneDrive gebruik, archivering
• Definitiekader: begrippen als document, werkdocument, vastgesteld document, metadata, classificatie, eigenaarschap
• Classificatie- en taxonomiemodel: organisatiebreed, met niveaus voor onderdeel, informatiesoort, documentstatus, eigenaarschap
• Metadata-kader: verplichte elementen (titel, eigenaar, classificatie, bewaartermijn, archiefstatus enz.)
• Governance en eigenaarschapsmodel: rollen, verantwoordelijkheden, RACI-matrix, escalatiemodel, besluitvorming
• Beleidskader documentbeheer: doelstelling, eigenaarschap, classificatie, metadata, versiebeheer, archivering, vernietiging, bewaartermijnen, compliance
• Procedurehandboek: concrete stappen voor document aanmaken, opslaan, delen, classificeren, vaststellen, archiveren, vernietigen
• M365 normenkader: functionele eisen voor SharePoint, Teams, OneDrive, content types, labels, retentie, records management
• Implementatie roadmap: quick wins (0-6 mnd), middellange termijn (6-18 mnd), prioriteiten- en risicomatrix

3. Scope (Out-of-scope)

• Feitelijke implementatie/uitrol in de organisatie (dit is Fase II)
• Technische inrichting van systemen (dat doen functioneel beheer en ICT)
• Workshops, interviews en analyses als eindresultaat (alleen formele producten tellen)
• Trainingen en change management (onderdeel van Fase II)

4. Te Leveren Producten (Mijlpalen)

M1: IST-analyse & GAPS (Week 4)

Deadline: 30 oktober 2026 | Omvang: 10-15 pagina's

• Huidige situatie: landschap, opslaglocaties, SharePoint/Teams/OneDrive inrichting, archivering, governance
• Beleid en procedures: bestaand vs. ontbrekend
• Top 10 risico's (risico, oorzaak, impact, aanbeveling)
• GAP-analyse tegen toekomstige situatie met maatregelen

M2: Begrippenkader, Classificatie & Taxonomie (Week 6)

Deadline: 13 november 2026 | Omvang: 15-25 pagina's

• Begrippenkader: 15-20 sleutelbegrippen met definitie, voorbeeld en beheergevolgen
• Classificatiemodel: DUTO-niveaus, voorbeelden, eisen aan opslag/delen/bewaartermijn
• Organisatiebrede taxonomie: bedrijfsvoering, diensten, informatiesoorten, documentstatus, eigenaarschap
• Metadata-kader: verplichte elementen met definitie, doel, rol

M3: Governance & Eigenaarschapsmodel (Week 8)

Deadline: 27 november 2026 | Omvang: 10-15 pagina's

• Rollen: CIO, informatiebeheer, proceseigenaar, informatie-eigenaar, data-eigenaar, teammanager, functioneel beheer (met doel, verantwoordelijkheden, bevoegdheden)
• RACI-matrix voor alle documentbeheer-activiteiten
• Escalatiemodel en compliance-rapportage
• Besluitvormingsmodel

M4: Beleidskader Documentbeheer (Week 10)

Deadline: 11 december 2026 | Omvang: 15-20 pagina's

• Beleidsregels voor: eigenaarschap, classificatie, metadata, versiebeheer, vastgestelde documenten, archivering, vernietiging, bewaartermijnen, extern delen, compliance
• Per regel: beleidsregel, rationale, verantwoordelijke rol
• Geschikt voor directe bestuurlijke vaststelling

M5: Operationalisering, Procedures, M365-Inrichting & Implementatie roadmap (Week 13)

Deadline: eind december 2026 | Omvang: 45-60 pagina's

Deze samengevoegde mijlpaal combineert de operationalisering van het beleidskader met concrete implementatierichtlijnen.

DEEL A: Procedurehandboek Documentbeheer (20-25 pagina's)

• Uitgewerkte procedures voor: aanmaken, opslaan, delen, classificeren, vaststellen, archiveren, vernietigen, eigenaarschap wijzigen, periodieke review
• Per procedure: doel, trigger, stappenplan, rollen, input, output, uitzonderingen
• Uitvoerbaar zonder aanvullende toelichting

DEEL B: M365 Normenkader & Inrichtingseisen (12-18 pagina's)

• Functionele eisen voor SharePoint, Teams, OneDrive, metadata, content types, labels, retentie, records management
• Per onderdeel: eis, beleidsgrondslag, verantwoordelijke rol

… lees de volledige omschrijving bij Interex Professionals.